.webp){kind=logo}
.svg){kind=small}
.svg){kind=small}
.svg){kind=small}
Cách thêm người dùng vào Google Analytics trong GA4 chỉ mất khoảng một phút để thực hiện. Việc chọn đúng người, đúng cấp truy cập và đúng vai trò cần bạn cân nhắc nhiều hơn. Lựa chọn đó ảnh hưởng đến mọi báo cáo mà đội ngũ của bạn dùng để phân bổ ngân sách và đánh giá kết quả.
Google Analytics là dịch vụ phân tích web được sử dụng rộng rãi nhất trên web. Tính đến tháng 8 năm 2023, phiên bản hiện tại là GA4 đã hoạt động trên khoảng 13,5 triệu website. Với hầu hết doanh nghiệp, tài sản Analytics là không gian làm việc chung của người làm marketing, lập trình viên, agency và ban lãnh đạo. Vì vậy, quyền truy cập vừa là vấn đề bảo mật, vừa là vấn đề thuận tiện.
Các số liệu cho thấy bạn cần thận trọng. Khảo sát về các vụ vi phạm an ninh mạng 2025/2026 của chính phủ Anh cho thấy 43% doanh nghiệp Anh phát hiện một vụ vi phạm hoặc tấn công mạng trong 12 tháng trước đó, trong khi chỉ 73% giới hạn quyền quản trị CNTT và quyền truy cập cho những người dùng cụ thể. Như vậy, khoảng một phần tư doanh nghiệp chưa có quy định giới hạn quyền quản trị.
Trước tiên, đây là câu trả lời ngắn gọn. Để thêm người dùng trong GA4, bạn mở Quản trị, chọn Quản lý quyền truy cập vào tài sản (hoặc Quản lý quyền truy cập vào tài khoản), chọn biểu tượng dấu cộng (+), chọn Thêm người dùng, nhập email Tài khoản Google của người đó, chọn vai trò rồi chọn Thêm. Trong hướng dẫn này, chúng ta sẽ tìm hiểu cách hoạt động của quyền truy cập GA4, vai trò phù hợp với từng người, cách cấp quyền truy cập an toàn và cách giữ quyền truy cập gọn gàng khi đội ngũ phát triển.
Google Analytics là dịch vụ phân tích web được sử dụng rộng rãi nhất trên web. Tính đến tháng 8 năm 2023, phiên bản hiện tại là GA4 đã hoạt động trên khoảng 13,5 triệu website. Với hầu hết doanh nghiệp, tài sản Analytics là không gian làm việc chung của người làm marketing, lập trình viên, agency và ban lãnh đạo. Vì vậy, quyền truy cập vừa là vấn đề bảo mật, vừa là vấn đề thuận tiện.
Các số liệu cho thấy bạn cần thận trọng. Khảo sát về các vụ vi phạm an ninh mạng 2025/2026 của chính phủ Anh cho thấy 43% doanh nghiệp Anh phát hiện một vụ vi phạm hoặc tấn công mạng trong 12 tháng trước đó, trong khi chỉ 73% giới hạn quyền quản trị CNTT và quyền truy cập cho những người dùng cụ thể. Như vậy, khoảng một phần tư doanh nghiệp chưa có quy định giới hạn quyền quản trị.
Trước tiên, đây là câu trả lời ngắn gọn. Để thêm người dùng trong GA4, bạn mở Quản trị, chọn Quản lý quyền truy cập vào tài sản (hoặc Quản lý quyền truy cập vào tài khoản), chọn biểu tượng dấu cộng (+), chọn Thêm người dùng, nhập email Tài khoản Google của người đó, chọn vai trò rồi chọn Thêm. Trong hướng dẫn này, chúng ta sẽ tìm hiểu cách hoạt động của quyền truy cập GA4, vai trò phù hợp với từng người, cách cấp quyền truy cập an toàn và cách giữ quyền truy cập gọn gàng khi đội ngũ phát triển.
Cách hoạt động của quyền truy cập trong Google Analytics 4
Phần lớn sai sót về quyền truy cập trong Google Analytics bắt đầu từ cách hiểu đã lỗi thời. Nhiều người làm marketing học phân tích dữ liệu trên Universal Analytics, nơi một tài khoản chứa các tài sản và mỗi tài sản chứa các chế độ xem. Các đội ngũ dùng chế độ xem để ẩn dữ liệu khỏi một số người, chẳng hạn một chế độ xem chỉ hiển thị một quốc gia cho quản lý khu vực. GA4 không có chế độ xem, nên các thói quen dựa trên chế độ xem không còn bảo vệ được dữ liệu.
Trong GA4, bạn cấp quyền truy cập ở hai cấp chính: tài khoản và tài sản. Tài khoản là vùng chứa cấp cao nhất và thường đại diện cho một doanh nghiệp. Tài sản chứa dữ liệu của một website, ứng dụng hoặc một nhóm website và ứng dụng. Các luồng dữ liệu là những nguồn riêng lẻ cung cấp dữ liệu cho tài sản, chẳng hạn website hoặc ứng dụng Android của bạn. Bạn không thể thêm người dùng vào một luồng dữ liệu riêng lẻ.
Trong GA4, bạn cấp quyền truy cập ở hai cấp chính: tài khoản và tài sản. Tài khoản là vùng chứa cấp cao nhất và thường đại diện cho một doanh nghiệp. Tài sản chứa dữ liệu của một website, ứng dụng hoặc một nhóm website và ứng dụng. Các luồng dữ liệu là những nguồn riêng lẻ cung cấp dữ liệu cho tài sản, chẳng hạn website hoặc ứng dụng Android của bạn. Bạn không thể thêm người dùng vào một luồng dữ liệu riêng lẻ.
Quyền truy cập cấp tài khoản và cấp tài sản
Người dùng được thêm ở cấp tài khoản nhận cùng một vai trò trên mọi tài sản thuộc tài khoản đó, kể cả các tài sản được tạo sau này. Người dùng được thêm ở cấp tài sản chỉ thấy tài sản đó. Sự khác biệt này quan trọng hơn bạn tưởng.
Ví dụ, một nhà bán lẻ có một tài khoản và ba tài sản: cửa hàng chính, cổng bán buôn và một thương hiệu mới sẽ ra mắt vào quý tới. Nếu nhà bán lẻ cấp vai trò Người chỉnh sửa ở cấp tài khoản cho agency SEO, agency có thể xem và thay đổi tài sản của thương hiệu mới ngay ngày tài sản được tạo. Không ai chủ định cấp quyền đó, nhưng cơ chế kế thừa đã tự động làm điều này.
Ví dụ, một nhà bán lẻ có một tài khoản và ba tài sản: cửa hàng chính, cổng bán buôn và một thương hiệu mới sẽ ra mắt vào quý tới. Nếu nhà bán lẻ cấp vai trò Người chỉnh sửa ở cấp tài khoản cho agency SEO, agency có thể xem và thay đổi tài sản của thương hiệu mới ngay ngày tài sản được tạo. Không ai chủ định cấp quyền đó, nhưng cơ chế kế thừa đã tự động làm điều này.
Cách cơ chế kế thừa quyền quyết định những việc người dùng có thể làm
GA4 kết hợp mọi vai trò mà một người nhận được thành một tập hợp quyền có hiệu lực, trong đó vai trò cho phép nhiều quyền nhất sẽ được áp dụng. Quyền có hiệu lực bao gồm các vai trò từ tài khoản, nhóm người dùng và tổ chức, cùng mọi vai trò được chỉ định trực tiếp trên tài sản.
Điều này dẫn đến một hệ quả thực tế. Nếu một tư vấn viên có vai trò Người chỉnh sửa ở cấp tài khoản, bạn không thể giới hạn họ ở vai trò Người xem trên một tài sản, vì vai trò Người chỉnh sửa ở cấp tài khoản vẫn áp dụng tại đó. Các quy định hạn chế về dữ liệu cũng tuân theo nguyên tắc này: bạn không thể xoá quy định hạn chế được kế thừa từ tài khoản ở cấp tài sản, nhưng bạn có thể thêm quy định hạn chế mới.
Điều này dẫn đến một hệ quả thực tế. Nếu một tư vấn viên có vai trò Người chỉnh sửa ở cấp tài khoản, bạn không thể giới hạn họ ở vai trò Người xem trên một tài sản, vì vai trò Người chỉnh sửa ở cấp tài khoản vẫn áp dụng tại đó. Các quy định hạn chế về dữ liệu cũng tuân theo nguyên tắc này: bạn không thể xoá quy định hạn chế được kế thừa từ tài khoản ở cấp tài sản, nhưng bạn có thể thêm quy định hạn chế mới.
Những thay đổi so với Universal Analytics
Universal Analytics ngừng thu thập dữ liệu vào ngày 1 tháng 7 năm 2023, và quyền truy cập giao diện kết thúc vào ngày 1 tháng 7 năm 2024. Các tên quyền cũ được đổi trong GA4: Quản lý người dùng thành Quản trị viên, Chỉnh sửa thành Người chỉnh sửa, Cộng tác thành Nhà phân tích, và Đọc & phân tích thành Người xem. GA4 cũng bổ sung vai trò mới là Nhà tiếp thị, dành cho người quản lý đối tượng và sự kiện chính.
Cách hạn chế dữ liệu cũng đã thay đổi. Bộ lọc báo cáo trong GA4 giúp người dùng tập trung vào dữ liệu cần xem, nhưng họ có thể xoá bộ lọc. Vì vậy, đây là tính năng tiện ích chứ không phải biện pháp kiểm soát bảo mật. Những lựa chọn thực sự giúp ngăn một số người xem dữ liệu gồm các quy định hạn chế dữ liệu chi phí và doanh thu, tài sản riêng cho từng doanh nghiệp và tài sản phụ, vốn chỉ có trong Analytics 360. Doanh nghiệp thuộc các lĩnh vực chịu sự quản lý chặt chẽ như y tế hoặc dịch vụ tài chính thường cần những lựa chọn nghiêm ngặt hơn, vì nghĩa vụ bảo vệ dữ liệu của họ vượt ra ngoài thông lệ marketing tiêu chuẩn.
Cách hạn chế dữ liệu cũng đã thay đổi. Bộ lọc báo cáo trong GA4 giúp người dùng tập trung vào dữ liệu cần xem, nhưng họ có thể xoá bộ lọc. Vì vậy, đây là tính năng tiện ích chứ không phải biện pháp kiểm soát bảo mật. Những lựa chọn thực sự giúp ngăn một số người xem dữ liệu gồm các quy định hạn chế dữ liệu chi phí và doanh thu, tài sản riêng cho từng doanh nghiệp và tài sản phụ, vốn chỉ có trong Analytics 360. Doanh nghiệp thuộc các lĩnh vực chịu sự quản lý chặt chẽ như y tế hoặc dịch vụ tài chính thường cần những lựa chọn nghiêm ngặt hơn, vì nghĩa vụ bảo vệ dữ liệu của họ vượt ra ngoài thông lệ marketing tiêu chuẩn.
Bước thực hành: xác định quyền truy cập trước khi bạn mời bất kỳ ai
Một sơ đồ quyền truy cập ngắn gọn sẽ giúp bạn tiết kiệm nhiều giờ về sau. Bạn liệt kê tài khoản, từng tài sản thuộc tài khoản và những người hoặc doanh nghiệp cần truy cập từng tài sản. Bên cạnh mỗi tên, bạn ghi quyết định mà người đó đưa ra dựa trên dữ liệu.
Quy tắc rút ra từ sơ đồ rất đơn giản: mặc định cấp quyền ở cấp tài sản, còn quyền ở cấp tài khoản chỉ dành cho những người nội bộ phụ trách toàn bộ hệ thống phân tích. Cách này hiệu quả vì quyền ở cấp tài sản giới hạn phạm vi ảnh hưởng của một sai sót. Tài sản mới vẫn riêng tư cho đến khi bạn quyết định ai cần truy cập, và đối tác bên ngoài không bao giờ kế thừa quyền xem dữ liệu nằm ngoài công việc được thuê.
Quy tắc rút ra từ sơ đồ rất đơn giản: mặc định cấp quyền ở cấp tài sản, còn quyền ở cấp tài khoản chỉ dành cho những người nội bộ phụ trách toàn bộ hệ thống phân tích. Cách này hiệu quả vì quyền ở cấp tài sản giới hạn phạm vi ảnh hưởng của một sai sót. Tài sản mới vẫn riêng tư cho đến khi bạn quyết định ai cần truy cập, và đối tác bên ngoài không bao giờ kế thừa quyền xem dữ liệu nằm ngoài công việc được thuê.
Vì sao việc chia sẻ quyền truy cập Google Analytics giúp bạn làm marketing hiệu quả hơn
Kiểm soát quyền truy cập nghe có vẻ như một danh sách các hạn chế, nhưng vấn đề lớn hơn ở nhiều doanh nghiệp lại ngược lại: quá ít người xem được dữ liệu. Trong một doanh nghiệp nhỏ điển hình, một người đã thiết lập Google Analytics từ nhiều năm trước và vẫn giữ thông tin đăng nhập duy nhất mà mọi người sử dụng. Đội ngũ nhận báo cáo dưới dạng ảnh chụp màn hình hằng tháng. Đến khi người viết nội dung biết một bài viết đã mang lại lượt đăng ký, chiến dịch gắn với bài viết đó đã kết thúc.
Ảnh chụp màn hình tạo ra vấn đề thứ hai: không ai kiểm chứng được. Một biểu đồ bị cắt ảnh che mất phạm vi ngày, kỳ so sánh và các bộ lọc phía sau. Khi hai nhóm mang những ảnh chụp khác nhau đến cùng một cuộc họp, cuộc thảo luận chuyển từ hành vi của khách hàng sang việc số liệu của ai mới đúng.
Vấn đề thứ ba là một người cuối cùng phải làm mọi việc. Người làm marketing triển khai chiến dịch cũng đọc kết quả và báo cáo cho quản lý. Ngành kế toán đã giải quyết điều này từ lâu bằng phân tách nhiệm vụ, nguyên tắc yêu cầu nhiều hơn một người tham gia một công việc để sớm phát hiện lỗi và hành vi sử dụng sai mục đích. Hoạt động phân tích dữ liệu cũng hưởng lợi từ cách kiểm tra này.
Ảnh chụp màn hình tạo ra vấn đề thứ hai: không ai kiểm chứng được. Một biểu đồ bị cắt ảnh che mất phạm vi ngày, kỳ so sánh và các bộ lọc phía sau. Khi hai nhóm mang những ảnh chụp khác nhau đến cùng một cuộc họp, cuộc thảo luận chuyển từ hành vi của khách hàng sang việc số liệu của ai mới đúng.
Vấn đề thứ ba là một người cuối cùng phải làm mọi việc. Người làm marketing triển khai chiến dịch cũng đọc kết quả và báo cáo cho quản lý. Ngành kế toán đã giải quyết điều này từ lâu bằng phân tách nhiệm vụ, nguyên tắc yêu cầu nhiều hơn một người tham gia một công việc để sớm phát hiện lỗi và hành vi sử dụng sai mục đích. Hoạt động phân tích dữ liệu cũng hưởng lợi từ cách kiểm tra này.
Các chiến dịch trả phí cho thấy giá trị của người kiểm tra thứ hai
Quảng cáo trả phí là một ví dụ rõ ràng. Khi bạn chạy chiến dịch quảng cáo hiển thị hoặc quảng cáo tự nhiên qua SparkTraffic, một nền tảng quảng cáo hiển thị quảng cáo của bạn cho người thật đang duyệt website của các nhà xuất bản đối tác, với khả năng nhắm mục tiêu theo quốc gia, thành phố và thiết bị, trang tổng quan chiến dịch báo cáo việc phân phối quảng cáo, còn tài sản GA4 của bạn ghi lại hành vi của những khách truy cập đó trên website. Hai nguồn chỉ trở thành bằng chứng khi có người đối chiếu chúng. Đồng nghiệp có vai trò Người xem có thể xác nhận rằng thành phố và thiết bị trong GA4 khớp với mục tiêu, nguồn giới thiệu đến từ tên miền của nhà xuất bản, và các phiên có sự tương tác cùng sự kiện chính cho thấy ngân sách được sử dụng hợp lý.
Bản thân nền tảng quảng cáo không bao giờ cần quyền truy cập vào hệ thống phân tích của bạn. Tham số UTM, những thẻ ngắn ở cuối đường liên kết chiến dịch, cho GA4 biết chiến dịch nào mang lại từng lượt truy cập, để đội ngũ của bạn xác minh kết quả ngay trong tài sản của mình. Bạn vẫn kiểm soát dữ liệu, và những người không trực tiếp chạy chiến dịch sẽ thực hiện việc xác minh.
Bản thân nền tảng quảng cáo không bao giờ cần quyền truy cập vào hệ thống phân tích của bạn. Tham số UTM, những thẻ ngắn ở cuối đường liên kết chiến dịch, cho GA4 biết chiến dịch nào mang lại từng lượt truy cập, để đội ngũ của bạn xác minh kết quả ngay trong tài sản của mình. Bạn vẫn kiểm soát dữ liệu, và những người không trực tiếp chạy chiến dịch sẽ thực hiện việc xác minh.
Bước thực hành: cấp quyền truy cập trực tiếp thay vì gửi ảnh chụp màn hình
Việc bạn nên làm là thay các ảnh chụp màn hình gửi định kỳ bằng quyền truy cập trực tiếp với vai trò Người xem cho những người ra quyết định dựa trên dữ liệu. Bạn bắt đầu bằng danh sách mục đích truy cập: từng người, quyết định họ đưa ra và vai trò thấp nhất đáp ứng nhu cầu đó. Ví dụ, trưởng nhóm nội dung quyết định nên phát triển thêm chủ đề nào chỉ cần vai trò Người xem để xem báo cáo trang đích và mức độ tương tác, không cần thêm quyền nào khác.
Cách này hiệu quả vì ba lý do. Người có thể tự kiểm tra số liệu sẽ tin tưởng số liệu hơn và ít tranh cãi hơn. Nhiều người đọc báo cáo sẽ phát hiện lỗi theo dõi sớm hơn, vì một thẻ bị lỗi sẽ xuất hiện dưới dạng mức sụt giảm bất thường trong báo cáo thường dùng của ai đó. Và vì mỗi người nhận vai trò thấp nhất phù hợp với mục đích, nhiều người xem được dữ liệu hơn không đồng nghĩa với rủi ro lớn hơn.
Cách này hiệu quả vì ba lý do. Người có thể tự kiểm tra số liệu sẽ tin tưởng số liệu hơn và ít tranh cãi hơn. Nhiều người đọc báo cáo sẽ phát hiện lỗi theo dõi sớm hơn, vì một thẻ bị lỗi sẽ xuất hiện dưới dạng mức sụt giảm bất thường trong báo cáo thường dùng của ai đó. Và vì mỗi người nhận vai trò thấp nhất phù hợp với mục đích, nhiều người xem được dữ liệu hơn không đồng nghĩa với rủi ro lớn hơn.
Vai trò và quyền của người dùng Google Analytics: vai trò nào phù hợp với từng người
Cách làm tắt phổ biến nhất trong GA4 là cấp vai trò Quản trị viên cho mọi người "cho chắc". Cách này có vẻ hữu ích vì không ai quay lại xin thêm quyền. Trên thực tế, nó khiến mọi người dùng đều có thể thay đổi thời gian lưu giữ dữ liệu, xoá sự kiện chính, chỉnh sửa chế độ cài đặt mô hình phân bổ và mời thêm người.
Những thay đổi nhỏ của người có ý tốt có thể làm hỏng báo cáo trong nhiều tháng. Một người viết tự do có vai trò Người chỉnh sửa có thể tạo bộ lọc dữ liệu khi thử nghiệm, trong khi bộ lọc dữ liệu loại trừ vĩnh viễn dữ liệu khớp điều kiện khỏi quá trình xử lý. Một nhân viên marketing mới có vai trò Nhà tiếp thị có thể đổi mô hình phân bổ, làm thay đổi cách ghi nhận đóng góp cho sự kiện chính trên các báo cáo. Không ai trong hai người có ý xấu. Họ chỉ có nhiều quyền hơn công việc yêu cầu.
Các chuyên gia bảo mật gọi giải pháp này là nguyên tắc đặc quyền tối thiểu. NIST định nghĩa nguyên tắc này là giới hạn quyền truy cập của người dùng "ở mức tối thiểu cần thiết để hoàn thành các nhiệm vụ được giao" (bảng thuật ngữ NIST). Phát biểu ban đầu của Jerome Saltzer nêu rằng "mọi chương trình và mọi người dùng có đặc quyền trong hệ thống nên hoạt động với mức đặc quyền ít nhất cần thiết để hoàn thành công việc" (Wikipedia).
Những thay đổi nhỏ của người có ý tốt có thể làm hỏng báo cáo trong nhiều tháng. Một người viết tự do có vai trò Người chỉnh sửa có thể tạo bộ lọc dữ liệu khi thử nghiệm, trong khi bộ lọc dữ liệu loại trừ vĩnh viễn dữ liệu khớp điều kiện khỏi quá trình xử lý. Một nhân viên marketing mới có vai trò Nhà tiếp thị có thể đổi mô hình phân bổ, làm thay đổi cách ghi nhận đóng góp cho sự kiện chính trên các báo cáo. Không ai trong hai người có ý xấu. Họ chỉ có nhiều quyền hơn công việc yêu cầu.
Các chuyên gia bảo mật gọi giải pháp này là nguyên tắc đặc quyền tối thiểu. NIST định nghĩa nguyên tắc này là giới hạn quyền truy cập của người dùng "ở mức tối thiểu cần thiết để hoàn thành các nhiệm vụ được giao" (bảng thuật ngữ NIST). Phát biểu ban đầu của Jerome Saltzer nêu rằng "mọi chương trình và mọi người dùng có đặc quyền trong hệ thống nên hoạt động với mức đặc quyền ít nhất cần thiết để hoàn thành công việc" (Wikipedia).
Giải thích dễ hiểu về năm vai trò trong GA4
GA4 cung cấp năm vai trò cùng tuỳ chọn Không có. Vai trò cao hơn bao gồm các quyền của những vai trò thấp hơn.
- Quản trị viên: có toàn quyền kiểm soát tài khoản hoặc tài sản, bao gồm thêm, xoá người dùng và chỉ định bất kỳ vai trò nào.
- Người chỉnh sửa: có toàn quyền kiểm soát chế độ cài đặt tài sản, như luồng dữ liệu, sự kiện và các tích hợp, nhưng không được quản lý người dùng.
- Nhà tiếp thị: tạo và chỉnh sửa đối tượng, sự kiện và sự kiện chính, chỉnh sửa chế độ cài đặt mô hình phân bổ, đồng thời có thể nhập sự kiện chính vào Google Ads. Sự kiện chính là hành động bạn đánh dấu là quan trọng, chẳng hạn mua hàng hoặc đăng ký.
- Nhà phân tích: chia sẻ bản khám phá với người dùng khác và tạo chú thích, tức là các ghi chú trên biểu đồ báo cáo. Khám phá là không gian làm việc để phân tích tuỳ chỉnh trong GA4.
- Người xem: xem dữ liệu và chế độ cài đặt, thêm mục so sánh và phương diện phụ vào báo cáo, đồng thời tạo bản khám phá cá nhân.
- Không có: không có vai trò trên tài nguyên này, mặc dù người đó có thể có vai trò ở nơi khác.
Vai trò Nhà phân tích thường phù hợp nhất với thành viên tạo các bản phân tích cho người khác. Nhà phân tích có thể chia sẻ một bản khám phá, chẳng hạn bản theo dõi lưu lượng truy cập giới thiệu từ ChatGPT trong GA4, với toàn bộ đội ngũ mà không thể thay đổi bất kỳ chế độ cài đặt nào của tài sản.
Các quy định hạn chế về dữ liệu chi phí và doanh thu
Vai trò kiểm soát những việc một người có thể làm. Các quy định hạn chế về dữ liệu kiểm soát những gì một người có thể xem. GA4 có hai lựa chọn: Không có chỉ số chi phí ẩn dữ liệu chi phí quảng cáo, còn Không có chỉ số doanh thu ẩn dữ liệu doanh thu như doanh thu từ giao dịch mua và giá trị vòng đời.
Người dùng bị hạn chế sẽ thấy số 0 thay cho các giá trị bị ẩn. Quy định hạn chế này cũng áp dụng khi họ lấy dữ liệu qua API. Ví dụ, một agency nội dung có thể nghiên cứu bài viết nào thu hút khách truy cập có tương tác mà không thấy doanh thu của bạn, vốn có thể là thông tin bảo mật đối với một công ty tư nhân.
Người dùng bị hạn chế sẽ thấy số 0 thay cho các giá trị bị ẩn. Quy định hạn chế này cũng áp dụng khi họ lấy dữ liệu qua API. Ví dụ, một agency nội dung có thể nghiên cứu bài viết nào thu hút khách truy cập có tương tác mà không thấy doanh thu của bạn, vốn có thể là thông tin bảo mật đối với một công ty tư nhân.
Vai trò ban đầu cho từng công việc
Danh sách sau ghép các công việc phổ biến với vai trò ban đầu hợp lý:
- Người phụ trách phân tích dữ liệu trong nội bộ: Quản trị viên, do hai người nắm giữ ở cấp tài khoản.
- Lập trình viên triển khai tính năng theo dõi: Người chỉnh sửa ở cấp tài sản trong thời gian thực hiện dự án.
- Agency quảng cáo trả phí: Nhà tiếp thị ở cấp tài sản, để đội ngũ có thể tạo đối tượng và quản lý sự kiện chính.
- Chuyên gia tư vấn SEO hoặc nội dung: Người xem hoặc Nhà phân tích ở cấp tài sản, thường kèm quy định Không có chỉ số doanh thu.
- Ban lãnh đạo và bộ phận tài chính: Người xem, có thể xem toàn bộ dữ liệu doanh thu.
- Công cụ báo cáo và quy trình truyền dữ liệu: Người xem, được cấp cho một tài khoản dịch vụ.
Bước thực hành: bắt đầu với quyền thấp hơn một cấp so với mức bạn nghĩ là cần thiết
Khi bạn phân vân giữa hai vai trò, vai trò có quyền thấp hơn là điểm khởi đầu tốt hơn. Việc nâng quyền cho người dùng mất chưa đến một phút khi họ thực sự gặp giới hạn. Bạn không thể đảo ngược tác động của một bộ lọc dữ liệu vĩnh viễn.
Cách làm này cũng cung cấp thông tin hữu ích. Mỗi yêu cầu nâng quyền cho bạn biết chính xác người đó đang muốn làm gì. Nhờ đó, bạn có thể quyết định nên nâng quyền hay giao nhiệm vụ đó cho một thành viên khác.
Cách làm này cũng cung cấp thông tin hữu ích. Mỗi yêu cầu nâng quyền cho bạn biết chính xác người đó đang muốn làm gì. Nhờ đó, bạn có thể quyết định nên nâng quyền hay giao nhiệm vụ đó cho một thành viên khác.
Cách thêm người dùng vào Google Analytics trong GA4 theo từng bước
Về mặt kỹ thuật, thêm người dùng rất đơn giản. Chính vì vậy, các lỗi liên quan lại rất phổ biến. Lỗi thường gặp nhất là không khớp danh tính. Bạn mời jane@agency.com, nhưng Jane đăng nhập Google bằng địa chỉ Gmail cá nhân, thấy mình không có quyền truy cập và gửi email cho bạn hai ngày sau. Một lỗi phổ biến khác là thêm người dùng vào nhầm tài sản vì bộ chọn tài sản vẫn hiển thị tài sản bạn truy cập gần nhất.
Một lỗi khó nhận ra hơn là thêm người dùng ở cấp tài khoản theo thói quen, trong khi công việc chỉ cần một tài sản. Ngày đầu tiên không có gì trục trặc, nên lỗi này vẫn bị che khuất cho đến khi một tài sản mới xuất hiện và người ngoài đã có sẵn quyền truy cập.
Một lỗi khó nhận ra hơn là thêm người dùng ở cấp tài khoản theo thói quen, trong khi công việc chỉ cần một tài sản. Ngày đầu tiên không có gì trục trặc, nên lỗi này vẫn bị che khuất cho đến khi một tài sản mới xuất hiện và người ngoài đã có sẵn quyền truy cập.
Những gì bạn cần trước khi bắt đầu
Bạn cần chuẩn bị ba điều trước khi mở bảng quản lý quyền truy cập:
- Vai trò Quản trị viên ở cấp bạn muốn thêm người dùng, tức là cấp tài khoản hoặc cấp tài sản.
- Địa chỉ email chính xác mà người đó dùng để đăng nhập Google. Đây có thể là địa chỉ Gmail, địa chỉ Google Workspace hoặc bất kỳ email nào khác đã đăng ký làm Tài khoản Google.
- Quyết định về cấp truy cập, vai trò và các quy định hạn chế về dữ liệu, dựa trên sơ đồ quyền truy cập của bạn.
Thêm người dùng ở cấp tài sản
Quyền truy cập cấp tài sản là lựa chọn phù hợp cho hầu hết mọi người. Quy trình gồm sáu bước:
- Bạn đăng nhập Google Analytics và chọn Quản trị, biểu tượng bánh răng ở cuối trình đơn bên trái.
- Bạn kiểm tra bộ chọn tài sản ở đầu màn hình và xác nhận đã chọn đúng tài sản.
- Trong phần tài sản của mục Quản trị, bạn chọn Quản lý quyền truy cập vào tài sản.
- Bạn chọn biểu tượng dấu cộng (+) rồi chọn Thêm người dùng.
- Bạn nhập địa chỉ email của người đó, giữ dấu chọn ở mục "Thông báo cho người dùng mới qua email", rồi chọn vai trò và các quy định hạn chế về dữ liệu nếu có.
- Bạn chọn Thêm. Người đó sẽ xuất hiện trong danh sách quyền truy cập cùng với vai trò của họ.
Thêm người dùng ở cấp tài khoản
Quy trình tương tự, chỉ có một thay đổi: ở bước 3, bạn chọn Quản lý quyền truy cập vào tài khoản trong phần tài khoản của mục Quản trị. Sau đó, người dùng nhận vai trò đã chọn trên mọi tài sản hiện có và được tạo trong tương lai thuộc tài khoản đó.
Quyền truy cập cấp tài khoản phù hợp với người phụ trách phân tích dữ liệu trong nội bộ và một số ít nhân sự cấp cao. Với agency và người làm việc tự do, quyền truy cập cấp tài sản gần như luôn phù hợp hơn.
Quyền truy cập cấp tài khoản phù hợp với người phụ trách phân tích dữ liệu trong nội bộ và một số ít nhân sự cấp cao. Với agency và người làm việc tự do, quyền truy cập cấp tài sản gần như luôn phù hợp hơn.
Xác nhận lời mời đã có hiệu lực
Việc mời người dùng chỉ hoàn tất khi người đó xem được đúng dữ liệu. Một lần kiểm tra nhanh sẽ xác nhận điều này. Bạn yêu cầu người dùng mới đăng nhập bằng đúng địa chỉ đã được mời và xác nhận tài sản xuất hiện trong bộ chọn tài sản của họ. Sau đó, bạn tìm tên họ trong danh sách quyền truy cập và xác nhận vai trò.
Việc này mất hai phút và giúp phát hiện lỗi không khớp danh tính ngay ngày đầu tiên, trước khi lỗi đó ảnh hưởng đến hạn chót công việc. Bạn cũng xác nhận được email thông báo đã đến và không bị đưa vào thư mục thư rác.
Việc này mất hai phút và giúp phát hiện lỗi không khớp danh tính ngay ngày đầu tiên, trước khi lỗi đó ảnh hưởng đến hạn chót công việc. Bạn cũng xác nhận được email thông báo đã đến và không bị đưa vào thư mục thư rác.
Xử lý yêu cầu cấp quyền truy cập
GA4 cho phép người dùng yêu cầu quyền truy cập. Khi mở liên kết báo cáo được chia sẻ mà chưa có quyền, họ có thể chọn một vai trò và gửi yêu cầu. Yêu cầu này được gửi qua email đến tất cả Quản trị viên, kèm tên và địa chỉ email của người yêu cầu.
Bạn cần kiểm tra yêu cầu cẩn thận như mọi lời mời khác. Tấn công giả mạo vẫn là loại tấn công phổ biến nhất, vượt xa các loại khác: cùng khảo sát tại Vương quốc Anh đó cho thấy 38% doanh nghiệp đã gặp các cuộc tấn công giả mạo trong năm qua. Với yêu cầu từ địa chỉ trông giống địa chỉ của đồng nghiệp, bạn nên xác nhận nhanh qua một kênh đã tin cậy, chẳng hạn cuộc gọi hoặc kênh trò chuyện của công ty, trước khi phê duyệt.
Bạn cần kiểm tra yêu cầu cẩn thận như mọi lời mời khác. Tấn công giả mạo vẫn là loại tấn công phổ biến nhất, vượt xa các loại khác: cùng khảo sát tại Vương quốc Anh đó cho thấy 38% doanh nghiệp đã gặp các cuộc tấn công giả mạo trong năm qua. Với yêu cầu từ địa chỉ trông giống địa chỉ của đồng nghiệp, bạn nên xác nhận nhanh qua một kênh đã tin cậy, chẳng hạn cuộc gọi hoặc kênh trò chuyện của công ty, trước khi phê duyệt.
Cách thay đổi quyền hoặc xoá người dùng trong Google Analytics
Quyền truy cập có xu hướng tăng lên và hiếm khi giảm xuống. Một nhân viên chuyển từ marketing sang bán hàng nhưng vẫn giữ quyền Người chỉnh sửa. Hợp đồng với agency kết thúc, nhưng không ai xoá năm người dùng của agency. Một người làm việc tự do hoàn thành dự án vào tháng 3 nhưng vẫn có quyền truy cập vào tháng 12.
Một đợt kiểm tra quyền truy cập đầu tiên điển hình tại cửa hàng trực tuyến quy mô vừa thường có kết quả như sau. Đợt kiểm tra phát hiện 23 người dùng, trong đó chín người không còn làm việc với công ty, và hai trong số chín người đó vẫn giữ vai trò Quản trị viên. Một người là nhân viên cũ đã đăng nhập bằng địa chỉ Gmail cá nhân, nên việc đóng tài khoản email công ty không ảnh hưởng gì đến quyền truy cập dữ liệu phân tích của họ. Tình trạng này thường được gọi là quyền truy cập tích luỹ ngoài nhu cầu. Đây là cách dữ liệu nhạy cảm rơi vào tay những người không có lý do để xem dữ liệu đó.
Một đợt kiểm tra quyền truy cập đầu tiên điển hình tại cửa hàng trực tuyến quy mô vừa thường có kết quả như sau. Đợt kiểm tra phát hiện 23 người dùng, trong đó chín người không còn làm việc với công ty, và hai trong số chín người đó vẫn giữ vai trò Quản trị viên. Một người là nhân viên cũ đã đăng nhập bằng địa chỉ Gmail cá nhân, nên việc đóng tài khoản email công ty không ảnh hưởng gì đến quyền truy cập dữ liệu phân tích của họ. Tình trạng này thường được gọi là quyền truy cập tích luỹ ngoài nhu cầu. Đây là cách dữ liệu nhạy cảm rơi vào tay những người không có lý do để xem dữ liệu đó.
Thay đổi vai trò của người dùng
Bạn thay đổi vai trò ngay trên trang quản lý quyền truy cập đã dùng để thêm người dùng. Bạn tìm người đó bằng toàn bộ hoặc một phần địa chỉ email, chọn tên của họ, điều chỉnh vai trò hoặc các quy định hạn chế về dữ liệu rồi lưu.
Nếu vai trò không thay đổi như bạn mong đợi, nguyên nhân thường là cơ chế kế thừa quyền. Vai trò được cấp ở cấp tài khoản, thông qua nhóm người dùng hoặc tổ chức sẽ ghi đè vai trò thấp hơn ở cấp tài sản. Cách khắc phục là thay đổi vai trò tại nơi cấp quyền ban đầu.
Nếu vai trò không thay đổi như bạn mong đợi, nguyên nhân thường là cơ chế kế thừa quyền. Vai trò được cấp ở cấp tài khoản, thông qua nhóm người dùng hoặc tổ chức sẽ ghi đè vai trò thấp hơn ở cấp tài sản. Cách khắc phục là thay đổi vai trò tại nơi cấp quyền ban đầu.
Xoá người dùng
Để xoá một người, bạn đánh dấu vào hộp kiểm cạnh tên họ trong danh sách quyền truy cập rồi chọn Xoá. Bạn cần lưu ý một số quy tắc. Việc xoá người dùng khỏi toàn bộ tài khoản cần có vai trò Quản trị viên ở cấp tài khoản. Quản trị viên cuối cùng không thể tự xoá mình, nhằm tránh để tài khoản không còn người sở hữu. Nếu bạn sử dụng tài sản phụ, việc xoá người dùng khỏi tài sản nguồn cũng sẽ xoá họ khỏi các tài sản phụ của tài sản đó.
Bước thực hành: đưa việc thu hồi quyền truy cập Analytics vào các quy trình bạn đang áp dụng
Quy trình thu hồi quyền truy cập đáng tin cậy nhất là quy trình được thực hiện mà không cần ai phải nhớ. Bạn thêm mục "xoá quyền truy cập Google Analytics" vào danh sách kiểm tra nhân sự nghỉ việc và các bước kết thúc mọi hợp đồng với agency hoặc người làm việc tự do. Trước khi xoá, bạn yêu cầu người đó chia sẻ các bản khám phá mà đội ngũ vẫn sử dụng, vì bản khám phá cá nhân thuộc về người tạo ra chúng.
Cách này hiệu quả vì quyền truy cập được thu hồi ngay trong ngày quan hệ công việc kết thúc, thay vì vài tháng sau khi kiểm tra. Cách này cũng hỗ trợ bạn thực hiện nghĩa vụ pháp lý. Nếu dữ liệu phân tích của bạn có dữ liệu cá nhân, GDPR yêu cầu một quy trình "thường xuyên kiểm thử, đánh giá và thẩm định" các biện pháp bảo mật của bạn (Điều 32 GDPR), và hồ sơ ghi nhận việc thu hồi quyền truy cập là một phần bằng chứng đó.
Cách này hiệu quả vì quyền truy cập được thu hồi ngay trong ngày quan hệ công việc kết thúc, thay vì vài tháng sau khi kiểm tra. Cách này cũng hỗ trợ bạn thực hiện nghĩa vụ pháp lý. Nếu dữ liệu phân tích của bạn có dữ liệu cá nhân, GDPR yêu cầu một quy trình "thường xuyên kiểm thử, đánh giá và thẩm định" các biện pháp bảo mật của bạn (Điều 32 GDPR), và hồ sơ ghi nhận việc thu hồi quyền truy cập là một phần bằng chứng đó.
Cách cấp quyền truy cập Google Analytics cho agency hoặc người làm việc tự do
Đối tác bên ngoài khiến bạn phải đưa ra những quyết định cấp quyền khó nhất. Agency thường xin vai trò Quản trị viên "để thiết lập", người làm việc tự do xin mật khẩu vì như vậy nhanh hơn, và một số đối tác thêm nhà thầu phụ của họ mà không báo cho bạn. Mỗi cách làm tắt có vẻ nhỏ khi bắt đầu dự án nhưng lại gây tổn thất lớn khi kết thúc.
Trường hợp gây thiệt hại nhất là mất quyền sở hữu. Một công ty khởi nghiệp thuê agency thiết lập hệ thống phân tích, và agency tạo tài khoản bằng thông tin đăng nhập Google của chính họ. Hai năm sau, hợp đồng kết thúc trong bất đồng, và công ty khởi nghiệp không có Quản trị viên nào để quản lý dữ liệu của mình. Để lấy lại quyền kiểm soát, công ty phải chứng minh quyền sở hữu mọi website trong tài khoản, thường bằng cách đặt tệp xác minh có tên analytics.txt trên tên miền, rồi gửi yêu cầu tới bộ phận hỗ trợ của Google. Nếu tài khoản còn liên kết với các tài khoản quảng cáo, công ty cũng phải chứng minh quyền sở hữu các tài khoản đó bằng thông tin thanh toán.
Trường hợp gây thiệt hại nhất là mất quyền sở hữu. Một công ty khởi nghiệp thuê agency thiết lập hệ thống phân tích, và agency tạo tài khoản bằng thông tin đăng nhập Google của chính họ. Hai năm sau, hợp đồng kết thúc trong bất đồng, và công ty khởi nghiệp không có Quản trị viên nào để quản lý dữ liệu của mình. Để lấy lại quyền kiểm soát, công ty phải chứng minh quyền sở hữu mọi website trong tài khoản, thường bằng cách đặt tệp xác minh có tên analytics.txt trên tên miền, rồi gửi yêu cầu tới bộ phận hỗ trợ của Google. Nếu tài khoản còn liên kết với các tài khoản quảng cáo, công ty cũng phải chứng minh quyền sở hữu các tài khoản đó bằng thông tin thanh toán.
Vì sao quyền sở hữu nên được giữ trong nội bộ
Công ty bạn nên tạo tài khoản bằng một Tài khoản Google do công ty kiểm soát, và ít nhất hai nhân viên nội bộ nên có vai trò Quản trị viên. Sau đó, agency được cấp vai trò Người chỉnh sửa hoặc Nhà tiếp thị trên các tài sản họ làm việc.
Cách này hiệu quả vì quyền sở hữu không bao giờ phụ thuộc vào quan hệ với nhà cung cấp. Nếu quan hệ hợp tác kết thúc, bạn xoá người dùng của agency trong một phút, còn lịch sử, chế độ cài đặt và các kết nối tích hợp của bạn vẫn nguyên vẹn.
Cách này hiệu quả vì quyền sở hữu không bao giờ phụ thuộc vào quan hệ với nhà cung cấp. Nếu quan hệ hợp tác kết thúc, bạn xoá người dùng của agency trong một phút, còn lịch sử, chế độ cài đặt và các kết nối tích hợp của bạn vẫn nguyên vẹn.
Vì sao việc dùng chung thông tin đăng nhập tạo ra rủi ro
Chia sẻ mật khẩu Tài khoản Google với đối tác có rủi ro lớn hơn bạn nghĩ. Tài khoản dùng để đăng nhập Google Analytics là một Tài khoản Google đầy đủ, nên cùng mật khẩu đó có thể mở cả email, tài liệu và các dịch vụ Google khác. Dùng chung thông tin đăng nhập cũng khiến bạn không thể xác định trách nhiệm. Lịch sử thay đổi ghi lại tài khoản thực hiện từng thay đổi, và khi dùng chung thông tin đăng nhập, bạn không thể biết ai đã thay đổi một chế độ cài đặt.
Lời mời riêng cho từng người giải quyết cả hai vấn đề. Mỗi đối tác đăng nhập bằng tài khoản riêng, được bảo vệ bằng xác thực đa yếu tố của họ, và mỗi thay đổi đều gắn với một người thực. Điều này quan trọng vì theo cùng cuộc khảo sát của chính phủ đó, chỉ 47% doanh nghiệp tại Vương quốc Anh yêu cầu sử dụng bất kỳ hình thức xác thực hai yếu tố nào.
Lời mời riêng cho từng người giải quyết cả hai vấn đề. Mỗi đối tác đăng nhập bằng tài khoản riêng, được bảo vệ bằng xác thực đa yếu tố của họ, và mỗi thay đổi đều gắn với một người thực. Điều này quan trọng vì theo cùng cuộc khảo sát của chính phủ đó, chỉ 47% doanh nghiệp tại Vương quốc Anh yêu cầu sử dụng bất kỳ hình thức xác thực hai yếu tố nào.
Ghi rõ phạm vi, thời hạn và biện pháp bảo vệ dữ liệu bằng văn bản
Một văn bản ngắn xác định phạm vi giúp ngăn ngừa phần lớn tranh chấp. Văn bản nêu tên tài sản, vai trò, mọi quy định hạn chế về dữ liệu, ngày bắt đầu và ngày kết thúc, đồng thời khẳng định đối tác sẽ không thêm người dùng khác. Lời nhắc trên lịch cho ngày kết thúc giúp biến thoả thuận thành hành động.
Nếu tài sản của bạn chứa dữ liệu cá nhân, chẳng hạn mã nhận dạng người dùng gửi từ hệ thống đăng nhập, đối tác có thể đóng vai trò bên xử lý dữ liệu theo GDPR. Điều 28 yêu cầu bạn chỉ sử dụng các bên xử lý cung cấp "bảo đảm đầy đủ" và quản lý công việc bằng hợp đồng. Điều 32 cũng yêu cầu bất kỳ ai làm việc dưới quyền của bạn và có quyền truy cập dữ liệu cá nhân chỉ được xử lý dữ liệu theo chỉ dẫn của bạn. Vai trò truy cập là phần kỹ thuật của cam kết pháp lý đó.
Nếu tài sản của bạn chứa dữ liệu cá nhân, chẳng hạn mã nhận dạng người dùng gửi từ hệ thống đăng nhập, đối tác có thể đóng vai trò bên xử lý dữ liệu theo GDPR. Điều 28 yêu cầu bạn chỉ sử dụng các bên xử lý cung cấp "bảo đảm đầy đủ" và quản lý công việc bằng hợp đồng. Điều 32 cũng yêu cầu bất kỳ ai làm việc dưới quyền của bạn và có quyền truy cập dữ liệu cá nhân chỉ được xử lý dữ liệu theo chỉ dẫn của bạn. Vai trò truy cập là phần kỹ thuật của cam kết pháp lý đó.
Quyền truy cập được cấp thông qua các liên kết sản phẩm
Một số quyền truy cập không xuất hiện dưới tên một cá nhân. Khi bạn liên kết tài khoản Google Ads với tài sản GA4, người dùng của tài khoản Ads đó nhận vai trò Analytics thông qua những người dùng được liên kết đại diện cho các nhóm người. Cách ánh xạ được đề xuất cấp vai trò Người chỉnh sửa cho quản trị viên Ads, Nhà tiếp thị cho người dùng tiêu chuẩn, và Người xem cho người dùng chỉ có quyền đọc, thanh toán hoặc chỉ nhận email. Liên kết dự án Firebase hoạt động tương tự đối với tài sản ứng dụng.
Những người dùng được liên kết này xuất hiện trong danh sách quyền truy cập tài sản, và bạn có thể thay đổi vai trò của họ như mọi người dùng khác. Rà soát nhanh sau mỗi liên kết mới giúp tránh cấp cho một đội ngũ Ads lớn nhiều quyền phân tích hơn mức bạn dự định. Bạn cũng nên rà soát như vậy mỗi khi đối tác bắt đầu các chiến dịch quảng cáo trả phí để tăng lưu lượng truy cập của bạn, vì chiến dịch mới thường kéo theo liên kết mới và người dùng mới.
Những người dùng được liên kết này xuất hiện trong danh sách quyền truy cập tài sản, và bạn có thể thay đổi vai trò của họ như mọi người dùng khác. Rà soát nhanh sau mỗi liên kết mới giúp tránh cấp cho một đội ngũ Ads lớn nhiều quyền phân tích hơn mức bạn dự định. Bạn cũng nên rà soát như vậy mỗi khi đối tác bắt đầu các chiến dịch quảng cáo trả phí để tăng lưu lượng truy cập của bạn, vì chiến dịch mới thường kéo theo liên kết mới và người dùng mới.
Vì sao bạn không thể thêm người dùng vào Google Analytics: lỗi thường gặp và cách khắc phục
Phần lớn vấn đề về quyền truy cập thuộc một vài nhóm: sai danh tính, sai cấp, quyền kế thừa và chính sách tổ chức. Nhận biết nhóm vấn đề giúp bạn biến một chuỗi trao đổi hỗ trợ gây bực bội thành cách khắc phục trong hai phút.
Địa chỉ email không phải là Tài khoản Google
GA4 chỉ có thể thêm địa chỉ thuộc một Tài khoản Google. Nếu đối tác dùng email công ty không nằm trên Google Workspace, họ có thể tạo Tài khoản Google miễn phí bằng địa chỉ email hiện có thay vì tạo địa chỉ Gmail mới. Sau khi họ xác minh địa chỉ đó, bạn có thể thêm địa chỉ này. Cách này tách biệt danh tính công việc của đối tác với tài khoản cá nhân, giúp việc thu hồi quyền truy cập sau này rõ ràng hơn.
Người dùng không thấy tài sản
Khi người dùng được mời báo rằng họ không có quyền truy cập, nguyên nhân thường là họ đang đăng nhập bằng tài khoản khác. Nhiều người sử dụng vài Tài khoản Google trong một trình duyệt, và GA4 mở bằng tài khoản đang hoạt động. Yêu cầu người đó kiểm tra biểu tượng tài khoản ở góc trên bên phải hoặc dùng cửa sổ duyệt web riêng tư sẽ giải quyết phần lớn trường hợp. Nếu đó không phải nguyên nhân, người dùng có thể đã được thêm vào một tài sản khác có tên tương tự.
Không thể hạ cấp vai trò
Nếu GA4 không cho phép bạn hạ cấp vai trò, vai trò cao hơn được cấp từ nơi khác: cấp tài khoản, nhóm người dùng hoặc tổ chức. Bạn tìm nguồn cấp quyền trong phần quyền có hiệu lực của người dùng rồi thay đổi tại đó. Sửa ở nguồn giúp tránh các chế độ cài đặt mâu thuẫn khiến người rà soát quyền truy cập tiếp theo khó hiểu.
Người dùng vi phạm chính sách người dùng của tổ chức
Công ty sử dụng tổ chức Google Marketing Platform có thể đặt chính sách người dùng chỉ cho phép một số miền email nhất định. Nếu chính sách được thực thi, GA4 chặn lời mời gửi tới các miền khác. Cách giải quyết là mời địa chỉ đã được phê duyệt của đối tác hoặc nhờ quản trị viên tổ chức thêm miền hay địa chỉ email chính xác của đối tác vào danh sách cho phép.
Không có tuỳ chọn Thêm người dùng
Nếu bạn không thấy biểu tượng dấu cộng hoặc tuỳ chọn Thêm người dùng, bạn không có vai trò Quản trị viên ở cấp đó. Một Quản trị viên hiện có có thể thêm người dùng giúp bạn hoặc nâng cấp vai trò của bạn.
Không thể thêm tài khoản dịch vụ
Tài khoản dịch vụ là danh tính Google Cloud không phải con người, được công cụ và tập lệnh sử dụng. Nguyên nhân thường gặp khi lời mời thất bại là lỗi gõ trong địa chỉ dài, nên sao chép trực tiếp từ bảng điều khiển Google Cloud sẽ giải quyết phần lớn trường hợp. Tắt thông báo qua email cũng hợp lý vì không có ai đọc hộp thư đó, và vai trò Người xem là đủ để tạo báo cáo qua Data API.
Quản trị quyền truy cập nâng cao cho đội ngũ đang phát triển
Quản lý quyền truy cập thủ công phù hợp với đội ngũ năm người và một tài sản. Cách này không còn hiệu quả khi có 50 người dùng trên mười hai tài sản, vài agency và thay đổi nhân sự thường xuyên. Ở quy mô đó, không ai nhớ vì sao một người có quyền Người chỉnh sửa, và mỗi lần kiểm tra đều trở thành một cuộc điều tra.
Sự phát triển cũng tạo ra những điểm phụ thuộc duy nhất có thể làm cả hệ thống ngừng hoạt động. Nếu người duy nhất giữ vai trò Quản trị viên đột ngột nghỉ việc, các công việc thường ngày sẽ dừng lại cho đến khi quyền truy cập được khôi phục. Những công việc đó bao gồm thêm agency mới hoặc sửa kết nối tích hợp bị lỗi.
Sự phát triển cũng tạo ra những điểm phụ thuộc duy nhất có thể làm cả hệ thống ngừng hoạt động. Nếu người duy nhất giữ vai trò Quản trị viên đột ngột nghỉ việc, các công việc thường ngày sẽ dừng lại cho đến khi quyền truy cập được khôi phục. Những công việc đó bao gồm thêm agency mới hoặc sửa kết nối tích hợp bị lỗi.
Quy tắc có hai quản trị viên
Các đội ngũ phần mềm dùng thuật ngữ hệ số phụ thuộc nhân sự (bus factor) để chỉ số người phải vắng mặt trước khi một dự án đình trệ. Hệ số bằng một nghĩa là chỉ cần thiếu một người, dự án có thể dừng lại. Với hệ thống phân tích, cách khắc phục là đặt quy tắc luôn có ít nhất hai nhân viên nội bộ sử dụng địa chỉ email công ty giữ vai trò Quản trị viên ở cấp tài khoản.
Cách này hiệu quả vì quyền sở hữu vẫn được duy trì khi có người nghỉ phép, ốm hoặc nghỉ việc. Bạn cũng sẽ không cần đến quy trình khôi phục với các tệp xác minh và biểu mẫu hỗ trợ.
Cách này hiệu quả vì quyền sở hữu vẫn được duy trì khi có người nghỉ phép, ốm hoặc nghỉ việc. Bạn cũng sẽ không cần đến quy trình khôi phục với các tệp xác minh và biểu mẫu hỗ trợ.
Nhóm người dùng và chính sách người dùng
Tổ chức Google Marketing Platform là đơn vị chứa nằm trên các tài khoản phân tích của bạn, và GA4 hướng dẫn bạn tạo tổ chức khi thiết lập nhóm người dùng đầu tiên. Tổ chức cung cấp hai công cụ quản trị. Nhóm người dùng cho phép bạn cấp vai trò cho cả nhóm, nên một nhà phân tích mới tham gia nhóm "Người xem Analytics: EMEA" sẽ nhận đúng quyền truy cập trong một bước. Chính sách người dùng cho phép bạn chỉ chấp nhận các miền email đã được phê duyệt, và việc thực thi sẽ chặn lời mời nằm ngoài danh sách đó.
Đặt tên rõ ràng giúp các nhóm luôn hữu ích. Tên theo vai trò như "Nhà phân tích dữ liệu: Bắc Mỹ" hoặc "Truyền thông trả phí: Đối tác agency" cho thấy rõ ai thuộc nhóm nào. Khi một người thay đổi công việc, xoá họ khỏi một nhóm sẽ thu hồi quyền truy cập của họ ở mọi nơi nhóm đó được áp dụng.
Đặt tên rõ ràng giúp các nhóm luôn hữu ích. Tên theo vai trò như "Nhà phân tích dữ liệu: Bắc Mỹ" hoặc "Truyền thông trả phí: Đối tác agency" cho thấy rõ ai thuộc nhóm nào. Khi một người thay đổi công việc, xoá họ khỏi một nhóm sẽ thu hồi quyền truy cập của họ ở mọi nơi nhóm đó được áp dụng.
Tài khoản dịch vụ dành cho công cụ và trang tổng quan
Trang tổng quan, kho dữ liệu và tập lệnh báo cáo thường chạy bằng thông tin đăng nhập cá nhân của người xây dựng chúng. Khi người đó nghỉ việc và tài khoản bị xoá, báo cáo sẽ ngừng chạy. Tài khoản dịch vụ được thêm vào tài sản với vai trò Người xem sẽ cung cấp cho công cụ một danh tính riêng, không phụ thuộc vào nhân viên nào.
Cách này cũng tuân theo nguyên tắc đặc quyền tối thiểu. Công cụ có thể đọc dữ liệu nhưng không thể thay đổi chế độ cài đặt, và quyền truy cập của nó xuất hiện rõ trong danh sách người dùng. Các báo cáo vẫn tiếp tục chạy cho người cần chúng, dù họ nghiên cứu nguồn lưu lượng truy cập, hiệu quả nội dung và hành vi người dùng hay chuẩn bị báo cáo tóm tắt hằng tháng cho hội đồng quản trị.
Cách này cũng tuân theo nguyên tắc đặc quyền tối thiểu. Công cụ có thể đọc dữ liệu nhưng không thể thay đổi chế độ cài đặt, và quyền truy cập của nó xuất hiện rõ trong danh sách người dùng. Các báo cáo vẫn tiếp tục chạy cho người cần chúng, dù họ nghiên cứu nguồn lưu lượng truy cập, hiệu quả nội dung và hành vi người dùng hay chuẩn bị báo cáo tóm tắt hằng tháng cho hội đồng quản trị.
Dấu vết kiểm tra trong lịch sử thay đổi và báo cáo truy cập dữ liệu
GA4 lưu hai loại bản ghi. Lịch sử thay đổi, dành cho Người chỉnh sửa và Quản trị viên, liệt kê mọi thay đổi đối với chế độ cài đặt tài khoản và tài sản trong hai năm gần nhất, kèm thời gian, mục được thay đổi, hành động và người thực hiện. Báo cáo truy cập dữ liệu cho biết ai đã đọc dữ liệu, khi nào và bằng cách nào, chẳng hạn qua giao diện, API hoặc Google Ads.
Trong GA4 tiêu chuẩn, bạn có thể xem báo cáo truy cập dữ liệu qua Admin API, còn trang lịch sử truy cập dữ liệu tích hợp chỉ dành cho Analytics 360. Dù dùng cách nào, các bản ghi cũng giúp bạn tìm những tài khoản không được sử dụng trong nhiều tháng. Chỉ 33% doanh nghiệp tại Vương quốc Anh có theo dõi hoạt động người dùng, nên ngay cả một lần rà soát đơn giản cũng giúp bạn đi trước phần lớn doanh nghiệp.
Trong GA4 tiêu chuẩn, bạn có thể xem báo cáo truy cập dữ liệu qua Admin API, còn trang lịch sử truy cập dữ liệu tích hợp chỉ dành cho Analytics 360. Dù dùng cách nào, các bản ghi cũng giúp bạn tìm những tài khoản không được sử dụng trong nhiều tháng. Chỉ 33% doanh nghiệp tại Vương quốc Anh có theo dõi hoạt động người dùng, nên ngay cả một lần rà soát đơn giản cũng giúp bạn đi trước phần lớn doanh nghiệp.
Rà soát quyền truy cập hằng quý trong 20 phút
Một đợt rà soát ngắn mỗi quý giúp quyền truy cập luôn phù hợp với thực tế:
- Bạn kiểm tra danh sách quyền truy cập của tài khoản và từng tài sản.
- Bạn đối chiếu từng tên với danh sách nhân sự và đối tác hiện tại.
- Bạn xác nhận có ít nhất hai người trong nội bộ giữ vai trò Quản trị viên, và lý tưởng nhất là không quá ba người.
- Bạn hạ cấp quyền hoặc xoá những người dùng chưa truy cập dữ liệu trong 90 ngày.
- Bạn kiểm tra người dùng Google Ads và Firebase được liên kết sau mỗi lần tích hợp mới.
- Bạn ghi lại ngày rà soát và các thay đổi trong một tài liệu dùng chung.
Ghi chép là bước mà phần lớn đội ngũ bỏ qua. Đây cũng là bước chứng minh các biện pháp kiểm soát của bạn có hiệu quả khi khách hàng, kiểm toán viên hoặc cơ quan quản lý yêu cầu.
Chia sẻ dữ liệu Analytics một cách trung thực với người mua, nhà đầu tư và nhà tài trợ
Quyền truy cập Analytics thường được cấp cho người ngoài công ty. Người mua website yêu cầu quyền truy cập trong quá trình thẩm định, nhà đầu tư muốn xem mức tăng trưởng, hoặc nhà tài trợ muốn có bằng chứng về lượng người truy cập trước khi ký thoả thuận. Những thời điểm này tạo ra áp lực phải trình bày kết quả sao cho đẹp nhất.
Cách làm đã lỗi thời là đưa một loạt ảnh chụp màn hình vào bản trình bày chào dự án: khoảng ngày được chọn có chủ đích, biểu đồ không có dữ liệu so sánh và lưu lượng từ mọi nguồn được gộp thành một đường biểu diễn ấn tượng. Những ảnh chụp như vậy dễ dẫn đến tranh chấp về sau. Khi người mua phát hiện mức tăng đột biến về lưu lượng đến từ một chiến dịch trả phí hoặc một sự kiện chỉ diễn ra một lần, niềm tin vào toàn bộ thương vụ sẽ sụp đổ. Việc dùng bất kỳ nguồn lưu lượng nào để khiến lượng người truy cập trông lớn hơn thực tế đều gây hiểu lầm cho những người dựa vào các số liệu đó. Các nền tảng quảng cáo có trách nhiệm từ chối những chiến dịch được tạo ra cho mục đích này.
Cách làm đã lỗi thời là đưa một loạt ảnh chụp màn hình vào bản trình bày chào dự án: khoảng ngày được chọn có chủ đích, biểu đồ không có dữ liệu so sánh và lưu lượng từ mọi nguồn được gộp thành một đường biểu diễn ấn tượng. Những ảnh chụp như vậy dễ dẫn đến tranh chấp về sau. Khi người mua phát hiện mức tăng đột biến về lưu lượng đến từ một chiến dịch trả phí hoặc một sự kiện chỉ diễn ra một lần, niềm tin vào toàn bộ thương vụ sẽ sụp đổ. Việc dùng bất kỳ nguồn lưu lượng nào để khiến lượng người truy cập trông lớn hơn thực tế đều gây hiểu lầm cho những người dựa vào các số liệu đó. Các nền tảng quảng cáo có trách nhiệm từ chối những chiến dịch được tạo ra cho mục đích này.
Bước thực hành: cấp quyền truy cập có xác minh, có nhãn và có thời hạn
Cách thay thế hiện nay là cấp quyền truy cập trực tiếp, chỉ đọc, với nhãn rõ ràng. Bạn thêm người mua hoặc nhà đầu tư vào tài sản liên quan với vai trò Người xem và thống nhất ngày kết thúc quyền truy cập. Trước khi họ truy cập, bạn đảm bảo dữ liệu có đủ thông tin để họ tự hiểu.
Ba thói quen giúp bạn làm được điều đó. Mỗi chiến dịch trả phí đều sử dụng thẻ UTM nhất quán, để lượt truy cập xuất hiện theo nguồn và phương tiện riêng thay vì bị ẩn trong lưu lượng trực tiếp. Mỗi chiến dịch, lần di chuyển website hoặc thay đổi hoạt động theo dõi đều có chú thích. Người có vai trò Nhà phân tích trở lên có thể thêm chú thích trực tiếp trên biểu đồ báo cáo. Nếu bạn đã dùng lưu lượng trả phí để thử nghiệm A/B cho trang đích, giai đoạn thử nghiệm cũng cần có chú thích riêng. Ngoài ra, một mục so sánh trong báo cáo tách riêng lượt truy cập từ chiến dịch trả phí với lượt truy cập tự nhiên và trực tiếp, để người đọc thấy lượng người truy cập sẽ như thế nào khi không có quảng cáo.
Nguyên tắc gắn nhãn này cũng áp dụng cho các nguồn mới hơn. Lượt truy cập từ trợ lý AI thường có ít dữ liệu giới thiệu, nên một phương pháp rõ ràng để theo dõi lưu lượng từ AI giúp các phiên đó không làm sai lệch bức tranh tổng thể. Cách này hiệu quả vì bên còn lại có thể tự xác minh từng con số. Dữ liệu trung thực, có nhãn giúp rút ngắn quá trình thẩm định, giảm việc đàm phán lại và tạo dựng uy tín để thương vụ tiếp theo diễn ra thuận lợi hơn.
Ba thói quen giúp bạn làm được điều đó. Mỗi chiến dịch trả phí đều sử dụng thẻ UTM nhất quán, để lượt truy cập xuất hiện theo nguồn và phương tiện riêng thay vì bị ẩn trong lưu lượng trực tiếp. Mỗi chiến dịch, lần di chuyển website hoặc thay đổi hoạt động theo dõi đều có chú thích. Người có vai trò Nhà phân tích trở lên có thể thêm chú thích trực tiếp trên biểu đồ báo cáo. Nếu bạn đã dùng lưu lượng trả phí để thử nghiệm A/B cho trang đích, giai đoạn thử nghiệm cũng cần có chú thích riêng. Ngoài ra, một mục so sánh trong báo cáo tách riêng lượt truy cập từ chiến dịch trả phí với lượt truy cập tự nhiên và trực tiếp, để người đọc thấy lượng người truy cập sẽ như thế nào khi không có quảng cáo.
Nguyên tắc gắn nhãn này cũng áp dụng cho các nguồn mới hơn. Lượt truy cập từ trợ lý AI thường có ít dữ liệu giới thiệu, nên một phương pháp rõ ràng để theo dõi lưu lượng từ AI giúp các phiên đó không làm sai lệch bức tranh tổng thể. Cách này hiệu quả vì bên còn lại có thể tự xác minh từng con số. Dữ liệu trung thực, có nhãn giúp rút ngắn quá trình thẩm định, giảm việc đàm phán lại và tạo dựng uy tín để thương vụ tiếp theo diễn ra thuận lợi hơn.
Câu hỏi thường gặp về việc thêm người dùng vào Google Analytics
Hầu hết đội ngũ cùng sử dụng một tài sản GA4 đều gặp những câu hỏi giống nhau. Các câu trả lời ngắn dưới đây tóm tắt những quy tắc đã trình bày trong hướng dẫn này.
Bạn có thể thêm người dùng vào Google Analytics khi họ không có địa chỉ Gmail không?
Có. GA4 chấp nhận mọi địa chỉ email đã được đăng ký làm Tài khoản Google, bao gồm địa chỉ Google Workspace và email công ty mà người đó đã đăng ký với Google. Người đó phải đăng nhập bằng đúng địa chỉ này để xem tài sản.
Quyền truy cập cấp tài khoản và cấp tài sản khác nhau như thế nào?
Quyền truy cập cấp tài khoản áp dụng vai trò đã chọn cho mọi tài sản trong tài khoản, kể cả các tài sản được tạo sau này. Quyền truy cập cấp tài sản chỉ áp dụng cho một tài sản. Với phần lớn người dùng và mọi đối tác bên ngoài, quyền truy cập cấp tài sản là lựa chọn mặc định an toàn hơn.
Bạn có thể cấp quyền truy cập Google Analytics cho người khác mà không cấp vai trò Quản trị viên bằng cách nào?
Bạn chọn vai trò thấp hơn ở bước 5 của quy trình gửi lời mời: Người xem để đọc báo cáo, Nhà phân tích để chia sẻ nội dung khám phá, Nhà tiếp thị để làm việc với đối tượng và sự kiện chính, hoặc Người chỉnh sửa để quản lý chế độ cài đặt tài sản. Chỉ Quản trị viên mới có thể quản lý người dùng, nên việc cấp vai trò thấp hơn giúp bạn giữ quyền quản lý người dùng.
Bạn có thể chỉ cấp quyền truy cập vào một báo cáo hoặc một luồng dữ liệu không?
Không. Tài sản là đơn vị nhỏ nhất mà bạn có thể chia sẻ trong GA4 tiêu chuẩn. Bộ lọc báo cáo có thể giới hạn dữ liệu hiển thị, nhưng người dùng có thể xoá bộ lọc. Để phân tách dữ liệu chặt chẽ hơn, bạn có thể sử dụng các quy định hạn chế về dữ liệu, các tài sản riêng biệt hoặc tài sản phụ trong Analytics 360.
Người dùng mới có nhận được lời mời qua email không?
Có, nếu bạn vẫn chọn "Thông báo cho người dùng mới qua email" khi thêm họ. Email này là thông báo, không phải bước phê duyệt, nên quyền truy cập có hiệu lực ngay lập tức. Người dùng vẫn cần đăng nhập bằng địa chỉ được mời.
Một tài khoản Google Analytics nên có bao nhiêu Quản trị viên?
Hai hoặc ba Quản trị viên trong nội bộ là mức hợp lý. Chỉ có một Quản trị viên khiến toàn bộ việc quản trị phụ thuộc vào một người. Ngược lại, danh sách Quản trị viên quá dài khiến mỗi đợt kiểm tra khó khăn hơn và làm tăng khả năng xảy ra thay đổi ngoài ý muốn.
Quản lý quyền truy cập lấy con người làm trọng tâm: kết hợp tất cả vào thực tế
Mọi chế độ cài đặt trong hướng dẫn này đều phục vụ một lý do: những người đọc báo cáo của bạn đưa ra quyết định ảnh hưởng đến khách hàng thực tế. Người viết nội dung quyết định chủ đề cần khai thác, người mua quảng cáo quyết định phân bổ ngân sách, còn nhà sáng lập quyết định một kênh có đáng được đầu tư thêm hay không. Quản lý quyền truy cập tốt cung cấp cho mỗi người dữ liệu chính xác và không cấp những gì họ không cần.
Những cách làm tắt luôn hấp dẫn: cấp vai trò Quản trị viên cho mọi người, dùng chung mật khẩu cho agency, gửi ảnh chụp màn hình thay vì cấp quyền truy cập, hoặc lên kế hoạch rà soát nhưng không bao giờ thực hiện. Mỗi cách tiết kiệm vài phút nhưng tạo ra vấn đề tốn hàng giờ hoặc hơn để giải quyết. Những cách làm hiệu quả không có gì phô trương: mặc định cấp quyền ở cấp tài sản, chọn vai trò thấp nhất phù hợp với công việc, có hai Quản trị viên trong nội bộ, dùng thông tin đăng nhập riêng với xác thực đa yếu tố, ghi rõ phạm vi quyền truy cập của đối tác bằng văn bản và rà soát ngắn mỗi quý.
Những cách làm tắt luôn hấp dẫn: cấp vai trò Quản trị viên cho mọi người, dùng chung mật khẩu cho agency, gửi ảnh chụp màn hình thay vì cấp quyền truy cập, hoặc lên kế hoạch rà soát nhưng không bao giờ thực hiện. Mỗi cách tiết kiệm vài phút nhưng tạo ra vấn đề tốn hàng giờ hoặc hơn để giải quyết. Những cách làm hiệu quả không có gì phô trương: mặc định cấp quyền ở cấp tài sản, chọn vai trò thấp nhất phù hợp với công việc, có hai Quản trị viên trong nội bộ, dùng thông tin đăng nhập riêng với xác thực đa yếu tố, ghi rõ phạm vi quyền truy cập của đối tác bằng văn bản và rà soát ngắn mỗi quý.
Bước thực hành: chính sách quyền truy cập dài một trang
Cách đơn giản nhất để duy trì những thói quen này là xây dựng chính sách dài một trang mà bất kỳ ai trong đội ngũ cũng có thể đọc trong năm phút. Chính sách nêu rõ ai sở hữu tài khoản, mỗi công việc được cấp vai trò nào, cách thêm và xoá đối tác, cũng như thời điểm rà soát. Bạn lưu chính sách cùng tài liệu phân tích dữ liệu và cập nhật sau mỗi đợt rà soát hằng quý.
Chính sách bằng văn bản có hiệu quả vì nó biến nhận định cá nhân thành tiêu chuẩn chung. Thành viên mới tuân thủ ngay từ ngày đầu tiên, đối tác biết quy tắc trước khi yêu cầu quyền truy cập, và dữ liệu phân tích của bạn vẫn giữ đúng vai trò: một bản ghi đáng tin cậy về cách người thật tương tác với doanh nghiệp của bạn.
Chính sách bằng văn bản có hiệu quả vì nó biến nhận định cá nhân thành tiêu chuẩn chung. Thành viên mới tuân thủ ngay từ ngày đầu tiên, đối tác biết quy tắc trước khi yêu cầu quyền truy cập, và dữ liệu phân tích của bạn vẫn giữ đúng vai trò: một bản ghi đáng tin cậy về cách người thật tương tác với doanh nghiệp của bạn.
