.webp){kind=logo}
.svg){kind=small}
.svg){kind=small}
.svg){kind=small}
Cara Menambahkan Pengguna di Google Analytics (GA4) hanya membutuhkan waktu sekitar satu menit. Namun, Anda perlu lebih banyak pertimbangan untuk memilih orang, tingkat akses, dan peran yang tepat. Pilihan tersebut memengaruhi setiap laporan yang tim Anda gunakan untuk membelanjakan anggaran dan menilai hasil.
Google Analytics adalah layanan analitik web yang paling banyak digunakan di internet. Versi terkininya, GA4, telah digunakan di sekitar 13,5 juta website per Agustus 2023. Bagi sebagian besar perusahaan, properti analitik menjadi ruang kerja bersama untuk pemasar, developer, agensi, dan pimpinan. Karena itu, akses bukan hanya soal kemudahan, tetapi juga keamanan.
Angka-angka berikut menunjukkan pentingnya kehati-hatian. Survei Pelanggaran Keamanan Siber 2025/2026 pemerintah Inggris menemukan bahwa 43% bisnis di Inggris mengidentifikasi pelanggaran atau serangan siber dalam 12 bulan sebelumnya. Sementara itu, hanya 73% yang membatasi hak admin dan akses TI kepada pengguna tertentu. Artinya, sekitar satu dari empat bisnis tidak memiliki aturan yang membatasi hak admin.
Berikut jawaban singkatnya. Untuk menambahkan pengguna di GA4, Anda membuka Admin, memilih Pengelolaan akses properti (atau Pengelolaan akses akun), memilih ikon plus (+), memilih Tambahkan pengguna, memasukkan email Akun Google orang tersebut, memilih peran, lalu memilih Tambahkan. Panduan ini membahas cara kerja akses GA4, peran yang sesuai untuk setiap orang, cara memberikan akses dengan aman, dan cara menjaga akses tetap tertata saat tim Anda berkembang.
Google Analytics adalah layanan analitik web yang paling banyak digunakan di internet. Versi terkininya, GA4, telah digunakan di sekitar 13,5 juta website per Agustus 2023. Bagi sebagian besar perusahaan, properti analitik menjadi ruang kerja bersama untuk pemasar, developer, agensi, dan pimpinan. Karena itu, akses bukan hanya soal kemudahan, tetapi juga keamanan.
Angka-angka berikut menunjukkan pentingnya kehati-hatian. Survei Pelanggaran Keamanan Siber 2025/2026 pemerintah Inggris menemukan bahwa 43% bisnis di Inggris mengidentifikasi pelanggaran atau serangan siber dalam 12 bulan sebelumnya. Sementara itu, hanya 73% yang membatasi hak admin dan akses TI kepada pengguna tertentu. Artinya, sekitar satu dari empat bisnis tidak memiliki aturan yang membatasi hak admin.
Berikut jawaban singkatnya. Untuk menambahkan pengguna di GA4, Anda membuka Admin, memilih Pengelolaan akses properti (atau Pengelolaan akses akun), memilih ikon plus (+), memilih Tambahkan pengguna, memasukkan email Akun Google orang tersebut, memilih peran, lalu memilih Tambahkan. Panduan ini membahas cara kerja akses GA4, peran yang sesuai untuk setiap orang, cara memberikan akses dengan aman, dan cara menjaga akses tetap tertata saat tim Anda berkembang.
Cara Kerja Akses Google Analytics 4
Sebagian besar kesalahan akses di Google Analytics berawal dari pemahaman lama yang sudah tidak berlaku. Banyak pemasar mempelajari analitik melalui Universal Analytics, yang menempatkan properti di dalam akun dan tampilan di dalam setiap properti. Tim menggunakan tampilan untuk menyembunyikan data dari orang tertentu. Contohnya, tampilan yang hanya menampilkan satu negara kepada manajer regional. GA4 tidak memiliki tampilan, sehingga kebiasaan yang mengandalkan tampilan tidak lagi melindungi data apa pun.
Di GA4, Anda memberikan akses pada dua tingkat utama: akun dan properti. Akun adalah wadah paling atas dan biasanya mewakili satu perusahaan. Properti menyimpan data untuk satu website, aplikasi, atau sekumpulan website dan aplikasi. Aliran data adalah sumber individual yang memasok data ke properti tersebut, seperti website atau aplikasi Android Anda. Anda tidak dapat menambahkan pengguna hanya ke satu aliran data.
Di GA4, Anda memberikan akses pada dua tingkat utama: akun dan properti. Akun adalah wadah paling atas dan biasanya mewakili satu perusahaan. Properti menyimpan data untuk satu website, aplikasi, atau sekumpulan website dan aplikasi. Aliran data adalah sumber individual yang memasok data ke properti tersebut, seperti website atau aplikasi Android Anda. Anda tidak dapat menambahkan pengguna hanya ke satu aliran data.
Akses akun dibandingkan dengan akses properti
Pengguna yang ditambahkan di tingkat akun menerima peran yang sama pada setiap properti dalam akun tersebut, termasuk properti yang dibuat kemudian. Pengguna yang ditambahkan di tingkat properti hanya dapat melihat properti tersebut. Perbedaan ini lebih penting daripada yang terlihat.
Ambil contoh peritel dengan satu akun dan tiga properti: toko utama, portal grosir, dan merek baru yang akan diluncurkan kuartal depan. Jika peritel memberikan akses Editor kepada agensi SEO-nya di tingkat akun, agensi dapat melihat dan mengubah properti merek baru sejak hari properti itu dibuat. Tidak ada yang bermaksud memberikan akses tersebut, tetapi pewarisan izin melakukannya secara otomatis.
Ambil contoh peritel dengan satu akun dan tiga properti: toko utama, portal grosir, dan merek baru yang akan diluncurkan kuartal depan. Jika peritel memberikan akses Editor kepada agensi SEO-nya di tingkat akun, agensi dapat melihat dan mengubah properti merek baru sejak hari properti itu dibuat. Tidak ada yang bermaksud memberikan akses tersebut, tetapi pewarisan izin melakukannya secara otomatis.
Cara pewarisan izin menentukan tindakan yang dapat dilakukan pengguna
GA4 menggabungkan setiap peran yang diterima seseorang menjadi satu kumpulan izin efektif. Peran dengan izin paling luas yang berlaku. Izin efektif mencakup peran dari akun, grup pengguna, dan organisasi, serta peran yang diberikan langsung pada properti.
Hal ini memiliki konsekuensi praktis. Jika seorang konsultan memiliki peran Editor di tingkat akun, Anda tidak dapat menjadikannya Pelihat pada satu properti, karena peran Editor di tingkat akun tetap berlaku di sana. Logika yang sama berlaku untuk pembatasan data: pembatasan yang diwarisi dari akun tidak dapat dihapus di tingkat properti, meskipun Anda dapat menambahkan pembatasan baru.
Hal ini memiliki konsekuensi praktis. Jika seorang konsultan memiliki peran Editor di tingkat akun, Anda tidak dapat menjadikannya Pelihat pada satu properti, karena peran Editor di tingkat akun tetap berlaku di sana. Logika yang sama berlaku untuk pembatasan data: pembatasan yang diwarisi dari akun tidak dapat dihapus di tingkat properti, meskipun Anda dapat menambahkan pembatasan baru.
Perubahan dari Universal Analytics
Universal Analytics berhenti mengumpulkan data pada 1 Juli 2023, dan akses ke antarmukanya berakhir pada 1 Juli 2024. Nama izin lama berubah di GA4: Kelola Pengguna menjadi Administrator, Edit menjadi Editor, Kolaborasi menjadi Analis, dan Baca & Analisis menjadi Pelihat. GA4 juga menambahkan peran baru, Pemasar, untuk orang yang mengelola audiens dan peristiwa utama.
Cara membatasi data juga berubah. Filter laporan di GA4 membantu pengguna berfokus, tetapi pengguna dapat menghapusnya. Jadi, filter hanya memberikan kemudahan, bukan kontrol keamanan. Pilihan yang benar-benar membatasi data dari orang tertentu adalah pembatasan data biaya dan pendapatan, properti terpisah untuk bisnis yang berbeda, serta subproperti yang hanya tersedia di Analytics 360. Perusahaan di bidang yang diatur secara ketat, seperti layanan kesehatan atau jasa keuangan, biasanya membutuhkan pilihan yang lebih ketat karena kewajiban perlindungan data mereka melampaui praktik pemasaran standar.
Cara membatasi data juga berubah. Filter laporan di GA4 membantu pengguna berfokus, tetapi pengguna dapat menghapusnya. Jadi, filter hanya memberikan kemudahan, bukan kontrol keamanan. Pilihan yang benar-benar membatasi data dari orang tertentu adalah pembatasan data biaya dan pendapatan, properti terpisah untuk bisnis yang berbeda, serta subproperti yang hanya tersedia di Analytics 360. Perusahaan di bidang yang diatur secara ketat, seperti layanan kesehatan atau jasa keuangan, biasanya membutuhkan pilihan yang lebih ketat karena kewajiban perlindungan data mereka melampaui praktik pemasaran standar.
Langkah praktis: petakan akses sebelum Anda mengundang siapa pun
Peta akses singkat menghemat berjam-jam pekerjaan di kemudian hari. Anda mencatat akun, setiap properti di dalamnya, serta orang atau perusahaan yang membutuhkan masing-masing properti. Di samping setiap nama, Anda menuliskan keputusan yang dibuat orang tersebut berdasarkan data.
Aturan berdasarkan peta tersebut sederhana: akses tingkat properti menjadi pilihan standar, sedangkan akses tingkat akun dikhususkan untuk orang internal yang bertanggung jawab atas seluruh penyiapan analitik. Cara ini efektif karena akses tingkat properti membatasi luas dampak satu kesalahan. Properti baru tetap bersifat pribadi sampai Anda menentukan siapa yang berhak mengaksesnya. Mitra eksternal pun tidak pernah mewarisi akses ke data yang tidak termasuk dalam pekerjaan mereka.
Aturan berdasarkan peta tersebut sederhana: akses tingkat properti menjadi pilihan standar, sedangkan akses tingkat akun dikhususkan untuk orang internal yang bertanggung jawab atas seluruh penyiapan analitik. Cara ini efektif karena akses tingkat properti membatasi luas dampak satu kesalahan. Properti baru tetap bersifat pribadi sampai Anda menentukan siapa yang berhak mengaksesnya. Mitra eksternal pun tidak pernah mewarisi akses ke data yang tidak termasuk dalam pekerjaan mereka.
Mengapa Berbagi Akses Google Analytics Membantu Meningkatkan Pemasaran Anda
Kontrol akses mungkin terdengar seperti daftar pembatasan. Namun, masalah yang lebih besar di banyak perusahaan justru sebaliknya: terlalu sedikit orang yang dapat melihat data. Di bisnis kecil pada umumnya, satu orang menyiapkan Google Analytics bertahun-tahun lalu dan masih memegang satu-satunya kredensial login yang digunakan semua orang. Tim menerima laporan berupa tangkapan layar bulanan. Saat penulis konten mengetahui bahwa sebuah artikel menghasilkan pendaftaran, kampanye di balik artikel itu sudah berakhir.
Tangkapan layar menimbulkan masalah kedua: tidak ada yang dapat memeriksanya. Grafik yang dipotong menyembunyikan rentang tanggal, periode pembanding, dan filter yang digunakan. Ketika dua tim membawa tangkapan layar berbeda ke rapat yang sama, pembahasan beralih dari tindakan pelanggan ke angka siapa yang benar.
Masalah ketiga adalah satu orang akhirnya menangani semua pekerjaan. Pemasar yang meluncurkan kampanye juga membaca hasilnya dan melaporkannya kepada manajemen. Bidang akuntansi sudah lama mengatasi masalah ini melalui pemisahan tugas, yaitu prinsip bahwa lebih dari satu orang perlu terlibat dalam suatu tugas agar kesalahan dan penyalahgunaan terdeteksi sejak awal. Pemeriksaan yang sama juga bermanfaat untuk analitik.
Tangkapan layar menimbulkan masalah kedua: tidak ada yang dapat memeriksanya. Grafik yang dipotong menyembunyikan rentang tanggal, periode pembanding, dan filter yang digunakan. Ketika dua tim membawa tangkapan layar berbeda ke rapat yang sama, pembahasan beralih dari tindakan pelanggan ke angka siapa yang benar.
Masalah ketiga adalah satu orang akhirnya menangani semua pekerjaan. Pemasar yang meluncurkan kampanye juga membaca hasilnya dan melaporkannya kepada manajemen. Bidang akuntansi sudah lama mengatasi masalah ini melalui pemisahan tugas, yaitu prinsip bahwa lebih dari satu orang perlu terlibat dalam suatu tugas agar kesalahan dan penyalahgunaan terdeteksi sejak awal. Pemeriksaan yang sama juga bermanfaat untuk analitik.
Kampanye berbayar menunjukkan manfaat peninjau kedua
Iklan berbayar menjadi contoh yang jelas. Saat Anda menjalankan kampanye iklan display atau native melalui SparkTraffic, platform periklanan yang menampilkan iklan Anda kepada orang yang menjelajahi website penerbit mitra dengan penargetan berdasarkan negara, kota, dan perangkat, dasbor kampanye melaporkan penayangan iklan. Platform ini mengirimkan pengunjung nyata, sementara properti GA4 Anda sendiri mencatat perilaku mereka di situs Anda untuk Anda verifikasi. Kedua sumber tersebut baru menjadi bukti ketika seseorang membandingkannya. Rekan dengan akses Pelihat dapat memastikan bahwa kota dan perangkat di GA4 sesuai dengan penargetan, perujuk berasal dari domain penerbit, serta sesi engagement dan peristiwa utama sepadan dengan anggaran.
Platform periklanan itu sendiri tidak pernah membutuhkan akses ke analitik Anda. Parameter UTM, tag singkat di akhir tautan kampanye, memberi tahu GA4 kampanye mana yang menghasilkan setiap kunjungan. Dengan begitu, tim Anda dapat memverifikasi hasil di dalam propertinya sendiri. Data tetap berada dalam kendali Anda, dan orang yang tidak menjalankan kampanye melakukan verifikasi tersebut.
Platform periklanan itu sendiri tidak pernah membutuhkan akses ke analitik Anda. Parameter UTM, tag singkat di akhir tautan kampanye, memberi tahu GA4 kampanye mana yang menghasilkan setiap kunjungan. Dengan begitu, tim Anda dapat memverifikasi hasil di dalam propertinya sendiri. Data tetap berada dalam kendali Anda, dan orang yang tidak menjalankan kampanye melakukan verifikasi tersebut.
Langkah praktis: berikan akses langsung, bukan tangkapan layar
Langkah praktisnya adalah mengganti tangkapan layar rutin dengan akses Pelihat langsung bagi orang yang mengambil keputusan berdasarkan data. Anda memulai dengan daftar tujuan akses: setiap orang, keputusan yang mereka buat, dan peran terendah yang mendukungnya. Contohnya, pemimpin tim konten yang menentukan topik untuk dikembangkan membutuhkan akses Pelihat ke laporan halaman landing dan engagement, tanpa akses tambahan.
Pendekatan ini efektif karena tiga alasan. Orang yang dapat memeriksa angka sendiri lebih memercayainya dan lebih jarang memperdebatkannya. Lebih banyak pembaca dapat mendeteksi kesalahan pelacakan lebih cepat, karena tag yang rusak terlihat sebagai penurunan tidak wajar dalam laporan rutin seseorang. Selain itu, karena setiap orang mendapatkan peran terendah yang sesuai dengan tujuannya, visibilitas yang lebih luas tidak berarti risiko yang lebih besar.
Pendekatan ini efektif karena tiga alasan. Orang yang dapat memeriksa angka sendiri lebih memercayainya dan lebih jarang memperdebatkannya. Lebih banyak pembaca dapat mendeteksi kesalahan pelacakan lebih cepat, karena tag yang rusak terlihat sebagai penurunan tidak wajar dalam laporan rutin seseorang. Selain itu, karena setiap orang mendapatkan peran terendah yang sesuai dengan tujuannya, visibilitas yang lebih luas tidak berarti risiko yang lebih besar.
Peran dan Izin Pengguna Google Analytics: Peran yang Sesuai untuk Setiap Orang
Jalan pintas paling umum di GA4 adalah memberikan peran Administrator kepada semua orang "agar aman saja". Ini terasa membantu karena tidak ada yang kembali meminta hak tambahan. Dalam praktiknya, setiap pengguna menjadi orang yang dapat mengubah retensi data, menghapus peristiwa utama, mengedit setelan atribusi, dan mengundang lebih banyak orang.
Perubahan kecil oleh orang yang berniat baik dapat merusak pelaporan selama berbulan-bulan. Penulis lepas dengan akses Editor mungkin membuat filter data saat menguji sesuatu. Filter data secara permanen mengecualikan data yang cocok dari pemrosesan. Pemasar junior dengan akses Pemasar mungkin mengganti model atribusi, yang mengubah cara kredit untuk peristiwa utama ditampilkan di berbagai laporan. Keduanya tidak berniat buruk. Mereka hanya memiliki wewenang yang lebih besar daripada kebutuhan pekerjaannya.
Profesional keamanan menyebut solusinya sebagai prinsip hak akses minimum. NIST mendefinisikannya sebagai pembatasan akses pengguna "hingga batas minimum yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas yang diberikan" (glosarium NIST). Rumusan awal Jerome Saltzer menyatakan bahwa "setiap program dan setiap pengguna sistem yang memiliki hak istimewa harus beroperasi menggunakan hak akses sesedikit mungkin yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan" (Wikipedia).
Perubahan kecil oleh orang yang berniat baik dapat merusak pelaporan selama berbulan-bulan. Penulis lepas dengan akses Editor mungkin membuat filter data saat menguji sesuatu. Filter data secara permanen mengecualikan data yang cocok dari pemrosesan. Pemasar junior dengan akses Pemasar mungkin mengganti model atribusi, yang mengubah cara kredit untuk peristiwa utama ditampilkan di berbagai laporan. Keduanya tidak berniat buruk. Mereka hanya memiliki wewenang yang lebih besar daripada kebutuhan pekerjaannya.
Profesional keamanan menyebut solusinya sebagai prinsip hak akses minimum. NIST mendefinisikannya sebagai pembatasan akses pengguna "hingga batas minimum yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas yang diberikan" (glosarium NIST). Rumusan awal Jerome Saltzer menyatakan bahwa "setiap program dan setiap pengguna sistem yang memiliki hak istimewa harus beroperasi menggunakan hak akses sesedikit mungkin yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan" (Wikipedia).
Lima peran GA4 dalam bahasa sederhana
GA4 menyediakan lima peran serta opsi Tidak ada. Peran yang lebih tinggi mencakup izin dari peran di bawahnya.
- Administrator: memiliki kontrol penuh atas akun atau properti, termasuk menambahkan dan menghapus pengguna serta memberikan peran apa pun.
- Editor: memiliki kontrol penuh atas setelan properti, seperti aliran data, peristiwa, dan integrasi, tetapi tidak dapat mengelola pengguna.
- Pemasar: membuat dan mengedit audiens, peristiwa, dan peristiwa utama, mengedit setelan atribusi, serta dapat mengimpor peristiwa utama ke Google Ads. Peristiwa utama adalah tindakan yang Anda tandai sebagai penting, seperti pembelian atau pendaftaran.
- Analis: membagikan eksplorasi kepada pengguna lain dan membuat anotasi, yaitu catatan pada grafik laporan. Eksplorasi adalah ruang kerja GA4 untuk analisis kustom.
- Pelihat: melihat data dan setelan, menambahkan perbandingan dan dimensi sekunder ke laporan, serta membuat eksplorasi pribadi.
- Tidak ada: tidak memiliki peran pada resource ini, meskipun orang tersebut mungkin memiliki peran di tempat lain.
Peran Analis sering kali paling sesuai untuk anggota tim yang membuat analisis bagi orang lain. Analis dapat membagikan eksplorasi, misalnya eksplorasi yang melacak rujukan ChatGPT di GA4, kepada seluruh tim tanpa bisa mengubah satu pun setelan properti.
Pembatasan data biaya dan pendapatan
Peran mengatur tindakan yang dapat dilakukan seseorang. Pembatasan data mengatur data yang dapat dilihat seseorang. GA4 menyediakan dua pembatasan: Tidak Ada Metrik Biaya menyembunyikan data biaya iklan, dan Tidak Ada Metrik Pendapatan menyembunyikan data pendapatan seperti pendapatan pembelian dan nilai umur pelanggan.
Pengguna yang dikenai pembatasan melihat angka nol sebagai pengganti nilai yang disembunyikan. Pembatasan ini juga berlaku saat mereka mengambil data melalui API. Misalnya, agensi konten dapat mempelajari artikel mana yang menarik pengunjung yang aktif berinteraksi tanpa melihat pendapatan Anda, yang mungkin bersifat rahasia bagi perusahaan tertutup.
Pengguna yang dikenai pembatasan melihat angka nol sebagai pengganti nilai yang disembunyikan. Pembatasan ini juga berlaku saat mereka mengambil data melalui API. Misalnya, agensi konten dapat mempelajari artikel mana yang menarik pengunjung yang aktif berinteraksi tanpa melihat pendapatan Anda, yang mungkin bersifat rahasia bagi perusahaan tertutup.
Peran awal untuk setiap pekerjaan
Daftar berikut mencocokkan pekerjaan yang umum dengan peran awal yang sesuai:
- Penanggung jawab analitik internal: Administrator, dipegang oleh dua orang di tingkat akun.
- Developer yang menerapkan pelacakan: Editor di tingkat properti selama proyek berlangsung.
- Agensi media berbayar: Pemasar di tingkat properti, agar tim dapat membuat audiens dan mengelola peristiwa utama.
- Konsultan SEO atau konten: Pelihat atau Analis di tingkat properti, sering kali dengan pembatasan Tidak Ada Metrik Pendapatan.
- Eksekutif dan tim keuangan: Pelihat, dengan akses untuk melihat seluruh data pendapatan.
- Alat pelaporan dan pipeline data: Pelihat, diberikan kepada akun layanan.
Langkah praktis: mulai satu tingkat di bawah peran yang Anda anggap perlu
Jika Anda ragu memilih di antara dua peran, peran yang lebih rendah adalah titik awal yang lebih baik. Menaikkan peran pengguna membutuhkan waktu kurang dari satu menit saat mereka benar-benar menemui batasan. Membatalkan filter data permanen tidak mungkin dilakukan.
Pendekatan ini juga menghasilkan informasi yang berguna. Setiap permintaan kenaikan peran memberi tahu Anda tindakan yang ingin dilakukan seseorang. Informasi ini membantu Anda memutuskan apakah kenaikan peran tepat atau tugas tersebut sebaiknya ditangani anggota tim lain.
Pendekatan ini juga menghasilkan informasi yang berguna. Setiap permintaan kenaikan peran memberi tahu Anda tindakan yang ingin dilakukan seseorang. Informasi ini membantu Anda memutuskan apakah kenaikan peran tepat atau tugas tersebut sebaiknya ditangani anggota tim lain.
Cara Menambahkan Pengguna di Google Analytics (GA4) Langkah demi Langkah
Menambahkan pengguna secara teknis mudah, sehingga kesalahan terkait proses ini sangat umum terjadi. Kesalahan yang paling sering terjadi adalah ketidaksesuaian identitas. Anda mengundang jane@agency.com, tetapi Jane login ke Google dengan alamat Gmail pribadinya, melihat bahwa ia tidak memiliki akses, lalu mengirim email kepada Anda dua hari kemudian. Kesalahan lain yang sering terjadi adalah menambahkan pengguna ke properti yang salah karena pemilih properti masih menampilkan properti terakhir yang Anda kunjungi.
Kesalahan yang lebih sulit terlihat adalah menambahkan seseorang di tingkat akun karena kebiasaan, padahal pekerjaannya hanya membutuhkan satu properti. Tidak ada masalah pada hari pertama, sehingga kesalahan ini tetap tersembunyi sampai properti baru muncul dengan pihak luar yang sudah memiliki akses.
Kesalahan yang lebih sulit terlihat adalah menambahkan seseorang di tingkat akun karena kebiasaan, padahal pekerjaannya hanya membutuhkan satu properti. Tidak ada masalah pada hari pertama, sehingga kesalahan ini tetap tersembunyi sampai properti baru muncul dengan pihak luar yang sudah memiliki akses.
Yang Anda perlukan sebelum memulai
Anda perlu menyiapkan tiga hal sebelum membuka panel akses:
- Peran Administrator di tingkat tempat Anda ingin menambahkan pengguna, baik akun maupun properti.
- Alamat email persis yang digunakan orang tersebut untuk login ke Google. Alamat ini bisa berupa alamat Gmail, alamat Google Workspace, atau email lain yang terdaftar sebagai Akun Google.
- Keputusan tentang tingkat akses, peran, dan pembatasan data berdasarkan peta akses Anda.
Menambahkan pengguna di tingkat properti
Akses tingkat properti adalah pilihan yang tepat bagi sebagian besar orang. Prosesnya terdiri dari enam langkah:
- Anda login ke Google Analytics dan memilih Admin, ikon roda gigi di bagian bawah menu sebelah kiri.
- Anda memeriksa pemilih properti di bagian atas layar dan memastikan properti yang benar sudah aktif.
- Di bagian properti pada Admin, Anda memilih Pengelolaan akses properti.
- Anda memilih ikon plus (+), lalu memilih Tambahkan pengguna.
- Anda memasukkan alamat email orang tersebut, membiarkan "Beri tahu pengguna baru melalui email" tetap dicentang, lalu memilih peran dan pembatasan data yang diperlukan.
- Anda memilih Tambahkan, lalu orang tersebut muncul dalam daftar akses beserta perannya.
Menambahkan pengguna di tingkat akun
Prosesnya sama, dengan satu perubahan: pada langkah 3, Anda memilih Pengelolaan akses akun di bagian akun pada Admin. Pengguna kemudian menerima peran yang dipilih pada setiap properti yang ada saat ini maupun yang dibuat di masa mendatang dalam akun tersebut.
Akses tingkat akun sesuai untuk penanggung jawab analitik internal dan sejumlah kecil staf senior. Untuk agensi dan freelancer, akses tingkat properti hampir selalu lebih sesuai.
Akses tingkat akun sesuai untuk penanggung jawab analitik internal dan sejumlah kecil staf senior. Untuk agensi dan freelancer, akses tingkat properti hampir selalu lebih sesuai.
Memastikan undangan berhasil
Proses undangan baru selesai ketika orang tersebut dapat melihat data yang benar. Pemeriksaan singkat memastikan semuanya beres. Anda meminta pengguna baru untuk login dengan alamat persis yang diundang dan memastikan properti muncul di pemilih properti mereka. Kemudian Anda mencari nama mereka dalam daftar akses dan memastikan perannya.
Langkah ini membutuhkan dua menit dan mendeteksi ketidaksesuaian identitas pada hari pertama, sebelum masalah tersebut menghambat pekerjaan yang memiliki tenggat. Langkah ini juga memastikan email notifikasi sudah diterima dan tidak masuk ke folder spam.
Langkah ini membutuhkan dua menit dan mendeteksi ketidaksesuaian identitas pada hari pertama, sebelum masalah tersebut menghambat pekerjaan yang memiliki tenggat. Langkah ini juga memastikan email notifikasi sudah diterima dan tidak masuk ke folder spam.
Menangani permintaan akses
GA4 memungkinkan orang meminta akses. Ketika seseorang membuka tautan laporan yang dibagikan tanpa memiliki izin, mereka dapat memilih peran dan mengirim permintaan. Semua Administrator menerima permintaan tersebut melalui email beserta nama dan alamat email pemohon.
Anda perlu memeriksa permintaan dengan kehati-hatian yang sama seperti saat mengirim undangan. Phishing tetap menjadi jenis serangan yang paling umum, jauh melampaui jenis lainnya: survei Inggris yang sama menemukan bahwa 38% bisnis mengalami serangan phishing dalam setahun terakhir. Sebelum menyetujui permintaan dari alamat yang terlihat seperti alamat rekan kerja, Anda perlu melakukan konfirmasi singkat melalui saluran yang sudah Anda percayai, seperti telepon atau chat perusahaan.
Anda perlu memeriksa permintaan dengan kehati-hatian yang sama seperti saat mengirim undangan. Phishing tetap menjadi jenis serangan yang paling umum, jauh melampaui jenis lainnya: survei Inggris yang sama menemukan bahwa 38% bisnis mengalami serangan phishing dalam setahun terakhir. Sebelum menyetujui permintaan dari alamat yang terlihat seperti alamat rekan kerja, Anda perlu melakukan konfirmasi singkat melalui saluran yang sudah Anda percayai, seperti telepon atau chat perusahaan.
Cara Mengubah atau Menghapus Pengguna di Google Analytics
Akses cenderung bertambah dan jarang berkurang. Seorang karyawan pindah dari pemasaran ke penjualan, tetapi tetap memiliki hak Editor. Kontrak agensi berakhir, tetapi tidak ada yang menghapus lima pengguna dari agensi tersebut. Seorang freelancer menyelesaikan proyek pada Maret dan masih memiliki akses pada Desember.
Audit akses pertama pada toko online berskala menengah biasanya menemukan kondisi seperti ini. Ada 23 pengguna, sembilan di antaranya tidak lagi bekerja dengan perusahaan, dan dua dari sembilan orang tersebut masih memegang peran Administrator. Salah satunya adalah mantan karyawan yang login dengan alamat Gmail pribadi, sehingga penutupan akun email perusahaan tidak memengaruhi akses analitiknya. Pola ini sering disebut penumpukan izin akses. Inilah yang membuat data sensitif dapat diakses oleh orang yang tidak memiliki alasan untuk melihatnya.
Audit akses pertama pada toko online berskala menengah biasanya menemukan kondisi seperti ini. Ada 23 pengguna, sembilan di antaranya tidak lagi bekerja dengan perusahaan, dan dua dari sembilan orang tersebut masih memegang peran Administrator. Salah satunya adalah mantan karyawan yang login dengan alamat Gmail pribadi, sehingga penutupan akun email perusahaan tidak memengaruhi akses analitiknya. Pola ini sering disebut penumpukan izin akses. Inilah yang membuat data sensitif dapat diakses oleh orang yang tidak memiliki alasan untuk melihatnya.
Mengubah peran pengguna
Anda mengubah peran dari halaman pengelolaan akses yang sama dengan halaman tempat Anda menambahkannya. Cari orang tersebut menggunakan alamat email lengkap atau sebagian, pilih namanya, sesuaikan peran atau pembatasan data, lalu simpan.
Jika peran tidak berubah sesuai harapan Anda, biasanya penyebabnya adalah pewarisan izin. Peran yang diberikan di tingkat akun, melalui grup pengguna, atau melalui organisasi mengesampingkan peran yang lebih rendah di properti. Solusinya adalah mengubah peran di sumbernya.
Jika peran tidak berubah sesuai harapan Anda, biasanya penyebabnya adalah pewarisan izin. Peran yang diberikan di tingkat akun, melalui grup pengguna, atau melalui organisasi mengesampingkan peran yang lebih rendah di properti. Solusinya adalah mengubah peran di sumbernya.
Menghapus pengguna
Untuk menghapus seseorang, Anda mencentang kotak di samping namanya dalam daftar akses, lalu memilih Hapus. Ada beberapa aturan yang berlaku. Penghapusan pengguna dari seluruh akun memerlukan Administrator tingkat akun. Administrator terakhir tidak dapat menghapus dirinya sendiri. Aturan ini melindungi akun agar tidak kehilangan pemilik. Jika Anda menggunakan subproperti, menghapus pengguna dari properti sumber juga akan menghapusnya dari subproperti properti tersebut.
Langkah praktis: hubungkan pencabutan akses analitik dengan proses yang sudah Anda jalankan
Rutinitas pencabutan akses yang paling dapat diandalkan adalah rutinitas yang berjalan tanpa harus diingatkan oleh siapa pun. Anda menambahkan "cabut akses Google Analytics" ke daftar periksa HR untuk karyawan yang keluar dan ke langkah penutupan setiap kontrak agensi atau freelancer. Sebelum menghapus akses, Anda meminta orang tersebut membagikan semua eksplorasi yang masih digunakan tim, karena eksplorasi pribadi dimiliki oleh pembuatnya.
Cara ini efektif karena akses dicabut pada hari yang sama ketika hubungan kerja berakhir, bukan berbulan-bulan kemudian saat audit. Cara ini juga mendukung kewajiban hukum Anda. Jika data analitik Anda mencakup data pribadi, GDPR mewajibkan proses untuk "menguji, menilai, dan mengevaluasi secara berkala" langkah keamanan Anda (Pasal 32 GDPR). Dokumentasi pencabutan akses merupakan bagian dari bukti tersebut.
Cara ini efektif karena akses dicabut pada hari yang sama ketika hubungan kerja berakhir, bukan berbulan-bulan kemudian saat audit. Cara ini juga mendukung kewajiban hukum Anda. Jika data analitik Anda mencakup data pribadi, GDPR mewajibkan proses untuk "menguji, menilai, dan mengevaluasi secara berkala" langkah keamanan Anda (Pasal 32 GDPR). Dokumentasi pencabutan akses merupakan bagian dari bukti tersebut.
Cara Memberikan Akses Google Analytics kepada Agensi atau Freelancer
Mitra eksternal membuat keputusan pemberian akses menjadi paling sulit. Agensi sering meminta peran Administrator "untuk melakukan penyiapan", freelancer meminta sandi karena lebih cepat, dan sebagian mitra menambahkan subkontraktor mereka sendiri tanpa memberi tahu Anda. Setiap jalan pintas terasa sepele di awal proyek, tetapi menimbulkan kerugian besar di akhir.
Kasus yang paling merugikan adalah hilangnya kepemilikan. Sebuah startup menyewa agensi untuk menyiapkan analitik, lalu agensi membuat akun menggunakan login Google miliknya sendiri. Dua tahun kemudian, kontrak berakhir dengan buruk, dan startup tidak memiliki Administrator untuk datanya sendiri. Untuk mendapatkan kembali kendali, startup harus membuktikan kepemilikan setiap situs web dalam akun, biasanya dengan menempatkan file verifikasi bernama analytics.txt di domain, lalu mengajukan permintaan ke dukungan Google. Jika akun tersebut juga ditautkan ke akun iklan, kepemilikan akun iklan itu juga harus dibuktikan dengan detail pembayaran.
Kasus yang paling merugikan adalah hilangnya kepemilikan. Sebuah startup menyewa agensi untuk menyiapkan analitik, lalu agensi membuat akun menggunakan login Google miliknya sendiri. Dua tahun kemudian, kontrak berakhir dengan buruk, dan startup tidak memiliki Administrator untuk datanya sendiri. Untuk mendapatkan kembali kendali, startup harus membuktikan kepemilikan setiap situs web dalam akun, biasanya dengan menempatkan file verifikasi bernama analytics.txt di domain, lalu mengajukan permintaan ke dukungan Google. Jika akun tersebut juga ditautkan ke akun iklan, kepemilikan akun iklan itu juga harus dibuktikan dengan detail pembayaran.
Mengapa kepemilikan harus tetap berada di internal perusahaan
Perusahaan Anda sebaiknya membuat akun menggunakan Akun Google yang dikendalikan perusahaan. Setidaknya dua karyawan internal Anda harus memiliki peran Administrator. Agensi kemudian menerima peran Editor atau Pemasar pada properti yang mereka kerjakan.
Cara ini efektif karena kepemilikan tidak pernah bergantung pada hubungan dengan vendor. Jika kemitraan berakhir, Anda dapat menghapus pengguna agensi dalam satu menit, sementara histori, setelan, dan integrasi Anda tetap utuh.
Cara ini efektif karena kepemilikan tidak pernah bergantung pada hubungan dengan vendor. Jika kemitraan berakhir, Anda dapat menghapus pengguna agensi dalam satu menit, sementara histori, setelan, dan integrasi Anda tetap utuh.
Mengapa berbagi kredensial login menimbulkan risiko
Membagikan sandi Akun Google kepada mitra membawa risiko yang lebih besar daripada yang terlihat. Login Google Analytics menggunakan Akun Google lengkap, sehingga sandi yang sama juga mungkin membuka email, dokumen, dan layanan Google lainnya. Berbagi kredensial login juga menghilangkan kejelasan tanggung jawab. Histori perubahan mencatat akun yang melakukan setiap perubahan. Jika login digunakan bersama, Anda tidak dapat mengetahui siapa yang mengubah suatu setelan.
Undangan individual menyelesaikan kedua masalah tersebut. Setiap mitra login dengan akun sendiri yang dilindungi autentikasi multifaktor masing-masing, dan setiap perubahan dikaitkan dengan orang yang benar-benar melakukannya. Hal ini penting karena hanya 47% bisnis di Inggris yang mewajibkan autentikasi dua faktor dalam bentuk apa pun, menurut survei pemerintah yang sama.
Undangan individual menyelesaikan kedua masalah tersebut. Setiap mitra login dengan akun sendiri yang dilindungi autentikasi multifaktor masing-masing, dan setiap perubahan dikaitkan dengan orang yang benar-benar melakukannya. Hal ini penting karena hanya 47% bisnis di Inggris yang mewajibkan autentikasi dua faktor dalam bentuk apa pun, menurut survei pemerintah yang sama.
Cakupan, durasi, dan perlindungan data secara tertulis
Dokumen cakupan singkat mencegah sebagian besar perselisihan. Dokumen ini mencantumkan properti, peran, pembatasan data jika ada, tanggal mulai, dan tanggal berakhir. Dokumen ini juga menyatakan bahwa mitra tidak akan menambahkan pengguna lain. Pengingat kalender untuk tanggal berakhir membantu Anda menjalankan kesepakatan tersebut.
Jika properti Anda menyimpan data pribadi, seperti ID pengguna yang dikirim dari sistem login, mitra dapat bertindak sebagai pemroses data berdasarkan GDPR. Pasal 28 mewajibkan Anda hanya menggunakan pemroses yang memberikan "jaminan yang memadai" dan mengatur pekerjaan tersebut melalui kontrak. Pasal 32 juga mewajibkan siapa pun yang bertindak di bawah kewenangan Anda dan memiliki akses ke data pribadi untuk memprosesnya hanya sesuai instruksi Anda. Peran akses merupakan sisi teknis dari komitmen hukum tersebut.
Jika properti Anda menyimpan data pribadi, seperti ID pengguna yang dikirim dari sistem login, mitra dapat bertindak sebagai pemroses data berdasarkan GDPR. Pasal 28 mewajibkan Anda hanya menggunakan pemroses yang memberikan "jaminan yang memadai" dan mengatur pekerjaan tersebut melalui kontrak. Pasal 32 juga mewajibkan siapa pun yang bertindak di bawah kewenangan Anda dan memiliki akses ke data pribadi untuk memprosesnya hanya sesuai instruksi Anda. Peran akses merupakan sisi teknis dari komitmen hukum tersebut.
Akses yang diperoleh melalui penautan produk
Sebagian akses tidak muncul sebagai nama seseorang. Ketika Anda menautkan akun Google Ads ke properti GA4, pengguna akun Ads tersebut menerima peran Analytics melalui pengguna tertaut yang mewakili kelompok orang. Pemetaan yang direkomendasikan memberikan peran Editor kepada administrator Ads, Pemasar kepada pengguna standar, serta Pelihat kepada pengguna hanya baca, penagihan, dan hanya email. Penautan proyek Firebase bekerja dengan cara serupa untuk properti aplikasi.
Pengguna tertaut ini muncul dalam daftar akses properti Anda, dan Anda dapat mengubah perannya seperti pengguna lain. Peninjauan singkat setelah setiap penautan baru mencegah tim Ads yang besar menerima kewenangan analitik melebihi yang Anda inginkan. Peninjauan yang sama juga layak dilakukan setiap kali mitra memulai kampanye iklan berbayar untuk meningkatkan traffic Anda, karena kampanye baru sering membawa penautan baru dan orang baru.
Pengguna tertaut ini muncul dalam daftar akses properti Anda, dan Anda dapat mengubah perannya seperti pengguna lain. Peninjauan singkat setelah setiap penautan baru mencegah tim Ads yang besar menerima kewenangan analitik melebihi yang Anda inginkan. Peninjauan yang sama juga layak dilakukan setiap kali mitra memulai kampanye iklan berbayar untuk meningkatkan traffic Anda, karena kampanye baru sering membawa penautan baru dan orang baru.
Mengapa Anda Tidak Bisa Menambahkan Pengguna di Google Analytics: Masalah Umum dan Solusinya
Sebagian besar masalah akses mengikuti beberapa pola: identitas yang salah, tingkat yang salah, izin yang diwariskan, dan kebijakan organisasi. Dengan mengenali polanya, Anda dapat mengubah percakapan dukungan yang membuat frustrasi menjadi perbaikan dalam dua menit.
Alamat email bukan Akun Google
GA4 hanya dapat menambahkan alamat yang terhubung dengan Akun Google. Jika mitra menggunakan email perusahaan yang tidak memakai Google Workspace, mereka dapat membuat Akun Google gratis dengan alamat email yang sudah ada, bukan alamat Gmail baru. Setelah mereka memverifikasinya, Anda dapat menambahkannya. Cara ini memisahkan identitas kerja mitra dari akun pribadi mereka, sehingga pencabutan akses nantinya lebih mudah.
Pengguna tidak dapat melihat properti
Ketika pengguna yang diundang melaporkan bahwa mereka tidak memiliki akses, penyebab umumnya adalah mereka login dengan akun yang berbeda. Banyak orang menggunakan beberapa Akun Google dalam satu browser, dan GA4 terbuka dengan akun yang sedang aktif. Meminta orang tersebut memeriksa ikon akun di sudut kanan atas atau menggunakan jendela browser pribadi menyelesaikan sebagian besar kasus. Jika bukan itu penyebabnya, pengguna mungkin ditambahkan ke properti lain dengan nama yang mirip.
Peran tidak dapat diturunkan
Jika GA4 tidak mengizinkan Anda menurunkan peran, peran yang lebih tinggi berasal dari tempat lain: tingkat akun, grup pengguna, atau organisasi. Anda dapat menemukan sumbernya dalam izin efektif pengguna, lalu mengubahnya di sana. Memperbaiki sumbernya mencegah setelan yang saling bertentangan dan membingungkan orang berikutnya yang meninjau akses.
Pengguna melanggar kebijakan pengguna organisasi
Perusahaan yang menggunakan organisasi Google Marketing Platform dapat menetapkan kebijakan pengguna yang hanya mengizinkan domain email tertentu. Jika kebijakan diterapkan, GA4 memblokir undangan ke domain lain. Solusinya adalah mengundang alamat mitra yang sudah disetujui atau meminta administrator organisasi menambahkan domain atau alamat email lengkap mitra ke daftar yang diizinkan.
Opsi Tambahkan pengguna tidak muncul
Jika Anda tidak melihat ikon plus atau opsi Tambahkan pengguna, Anda tidak memiliki peran Administrator di tingkat tersebut. Administrator yang sudah ada dapat menambahkan pengguna untuk Anda atau meningkatkan peran Anda.
Akun layanan tidak dapat ditambahkan
Akun layanan adalah identitas Google Cloud nonmanusia yang digunakan oleh alat dan skrip. Penyebab umum undangan gagal adalah salah ketik pada alamat yang panjang, sehingga menyalinnya langsung dari konsol Google Cloud menyelesaikan sebagian besar kasus. Menonaktifkan notifikasi email juga masuk akal karena tidak ada orang yang membaca kotak masuk tersebut. Peran Pelihat sudah cukup untuk pelaporan melalui Data API.
Tata Kelola Akses Lanjutan untuk Tim yang Berkembang
Pengelolaan akses manual dapat berjalan untuk tim berisi lima orang dengan satu properti. Cara ini tidak lagi efektif ketika ada 50 pengguna di selusin properti, beberapa agensi, dan pergantian staf rutin. Pada skala tersebut, tidak ada yang ingat mengapa seseorang memiliki hak Editor, dan setiap audit berubah menjadi penyelidikan.
Pertumbuhan juga menciptakan titik kegagalan tunggal. Jika hanya satu orang yang memiliki peran Administrator dan ia tiba-tiba keluar, tugas rutin berhenti sampai akses dipulihkan. Tugas tersebut mencakup penambahan agensi baru atau perbaikan integrasi yang bermasalah.
Pertumbuhan juga menciptakan titik kegagalan tunggal. Jika hanya satu orang yang memiliki peran Administrator dan ia tiba-tiba keluar, tugas rutin berhenti sampai akses dipulihkan. Tugas tersebut mencakup penambahan agensi baru atau perbaikan integrasi yang bermasalah.
Aturan dua Administrator
Tim perangkat lunak menggunakan istilah bus factor untuk menyebut jumlah orang yang jika tidak lagi tersedia akan membuat proyek terhenti. Bus factor bernilai satu berarti ada titik kegagalan tunggal. Untuk analitik, solusinya adalah aturan bahwa setidaknya dua karyawan internal, yang menggunakan alamat email perusahaan, harus selalu memiliki peran Administrator di tingkat akun.
Cara ini efektif karena kepemilikan tetap terjaga saat ada karyawan yang cuti, sakit, atau mengundurkan diri. Anda juga tidak perlu menjalani proses pemulihan dengan file verifikasi dan formulir dukungannya.
Cara ini efektif karena kepemilikan tetap terjaga saat ada karyawan yang cuti, sakit, atau mengundurkan diri. Anda juga tidak perlu menjalani proses pemulihan dengan file verifikasi dan formulir dukungannya.
Grup pengguna dan kebijakan pengguna
Organisasi Google Marketing Platform adalah wadah yang berada di atas akun analitik Anda. GA4 memandu Anda membuatnya saat Anda menyiapkan grup pengguna pertama. Organisasi ini menyediakan dua alat tata kelola. Grup pengguna memungkinkan Anda memberikan peran kepada sebuah grup, sehingga analis baru yang bergabung dengan "Pelihat Analytics: EMEA" menerima akses yang tepat dalam satu langkah. Kebijakan pengguna memungkinkan Anda hanya mengizinkan domain email yang disetujui, dan penerapannya memblokir undangan di luar daftar tersebut.
Penamaan yang jelas menjaga kegunaan grup. Nama berbasis peran seperti "Analis Data: Amerika Utara" atau "Media Berbayar: Mitra Agensi" memperjelas siapa yang masuk ke grup mana. Ketika seseorang berganti pekerjaan, menghapusnya dari satu grup akan mencabut aksesnya di semua tempat yang menggunakan grup tersebut.
Penamaan yang jelas menjaga kegunaan grup. Nama berbasis peran seperti "Analis Data: Amerika Utara" atau "Media Berbayar: Mitra Agensi" memperjelas siapa yang masuk ke grup mana. Ketika seseorang berganti pekerjaan, menghapusnya dari satu grup akan mencabut aksesnya di semua tempat yang menggunakan grup tersebut.
Akun layanan untuk alat dan dasbor
Dasbor, gudang data, dan skrip pelaporan sering berjalan menggunakan login pribadi pembuatnya. Ketika orang tersebut keluar dan akunnya dihapus, laporan berhenti berjalan. Akun layanan yang ditambahkan ke properti dengan peran Pelihat memberikan identitas tersendiri kepada alat tersebut, tanpa bergantung pada karyawan mana pun.
Pendekatan ini juga mengikuti prinsip hak akses minimum. Alat dapat membaca data tetapi tidak dapat mengubah setelan, dan aksesnya terlihat jelas dalam daftar pengguna Anda. Laporan tetap berjalan untuk orang yang membutuhkannya, baik untuk mempelajari sumber traffic, performa konten, dan perilaku pengguna maupun menyiapkan ringkasan bulanan untuk dewan direksi.
Pendekatan ini juga mengikuti prinsip hak akses minimum. Alat dapat membaca data tetapi tidak dapat mengubah setelan, dan aksesnya terlihat jelas dalam daftar pengguna Anda. Laporan tetap berjalan untuk orang yang membutuhkannya, baik untuk mempelajari sumber traffic, performa konten, dan perilaku pengguna maupun menyiapkan ringkasan bulanan untuk dewan direksi.
Jejak audit dalam histori perubahan dan laporan akses data
GA4 menyimpan dua jenis catatan. Histori perubahan, yang tersedia bagi Editor dan Administrator, mencantumkan setiap perubahan setelan akun dan properti selama dua tahun terakhir, beserta waktu, item, tindakan, dan orang yang melakukannya. Laporan akses data menunjukkan siapa yang membaca data, kapan, dan dengan cara apa, misalnya melalui antarmuka, API, atau Google Ads.
Dalam GA4 standar, laporan akses data tersedia melalui Admin API, sedangkan halaman histori akses data bawaan hanya tersedia di Analytics 360. Melalui kedua cara tersebut, catatan ini membantu Anda menemukan akun yang tidak digunakan selama berbulan-bulan. Hanya 33% bisnis di Inggris yang melakukan pemantauan aktivitas pengguna dalam bentuk apa pun, sehingga peninjauan sederhana sekalipun membuat Anda lebih maju daripada sebagian besar bisnis.
Dalam GA4 standar, laporan akses data tersedia melalui Admin API, sedangkan halaman histori akses data bawaan hanya tersedia di Analytics 360. Melalui kedua cara tersebut, catatan ini membantu Anda menemukan akun yang tidak digunakan selama berbulan-bulan. Hanya 33% bisnis di Inggris yang melakukan pemantauan aktivitas pengguna dalam bentuk apa pun, sehingga peninjauan sederhana sekalipun membuat Anda lebih maju daripada sebagian besar bisnis.
Peninjauan akses setiap kuartal dalam 20 menit
Peninjauan singkat setiap kuartal menjaga akses tetap sesuai dengan kondisi aktual:
- Anda memeriksa daftar akses untuk akun dan setiap properti.
- Anda mencocokkan setiap nama dengan daftar staf dan mitra Anda saat ini.
- Anda memastikan setidaknya dua orang dari internal perusahaan, dan idealnya tidak lebih dari tiga, memiliki peran Administrator.
- Anda menurunkan peran atau menghapus pengguna yang tidak mengakses data dalam 90 hari terakhir.
- Anda memeriksa pengguna Google Ads dan Firebase yang tertaut setelah setiap integrasi baru.
- Anda mencatat tanggal dan perubahan dalam dokumen bersama.
Pencatatan adalah langkah yang dilewatkan sebagian besar tim. Padahal, langkah ini membuktikan bahwa kontrol Anda berjalan saat klien, auditor, atau regulator meminta bukti.
Berbagi Data Analytics secara Jujur dengan Pembeli, Investor, dan Sponsor
Akses Analytics sering diberikan kepada pihak di luar perusahaan. Calon pembeli situs web meminta akses saat uji tuntas, investor ingin melihat pertumbuhan, atau sponsor ingin bukti tentang audiens sebelum menandatangani kesepakatan. Situasi ini menimbulkan tekanan untuk menampilkan gambaran sebaik mungkin.
Praktik yang sudah ketinggalan zaman adalah menyajikan serangkaian tangkapan layar dalam presentasi penawaran: rentang tanggal yang dipilih secara selektif, grafik tanpa pembanding, dan traffic dari semua sumber yang digabung menjadi satu garis yang mengesankan. Tangkapan layar seperti ini bisa memicu perselisihan di kemudian hari. Ketika pembeli mengetahui bahwa lonjakan traffic berasal dari kampanye berbayar atau acara sekali saja, kepercayaan terhadap seluruh kesepakatan runtuh. Menggunakan sumber traffic apa pun untuk membuat audiens terlihat lebih besar daripada kenyataannya menyesatkan orang yang mengandalkan angka tersebut. Platform periklanan yang bertanggung jawab menolak kampanye yang dibuat untuk tujuan itu.
Praktik yang sudah ketinggalan zaman adalah menyajikan serangkaian tangkapan layar dalam presentasi penawaran: rentang tanggal yang dipilih secara selektif, grafik tanpa pembanding, dan traffic dari semua sumber yang digabung menjadi satu garis yang mengesankan. Tangkapan layar seperti ini bisa memicu perselisihan di kemudian hari. Ketika pembeli mengetahui bahwa lonjakan traffic berasal dari kampanye berbayar atau acara sekali saja, kepercayaan terhadap seluruh kesepakatan runtuh. Menggunakan sumber traffic apa pun untuk membuat audiens terlihat lebih besar daripada kenyataannya menyesatkan orang yang mengandalkan angka tersebut. Platform periklanan yang bertanggung jawab menolak kampanye yang dibuat untuk tujuan itu.
Langkah praktis: akses yang diverifikasi, diberi label, dan dibatasi waktunya
Alternatif modernnya adalah akses langsung yang hanya mengizinkan pembacaan data, dengan label yang jelas. Anda menambahkan pembeli atau investor sebagai Pelihat pada properti yang relevan, dengan tanggal akhir akses yang disepakati. Sebelum mereka mengaksesnya, Anda memastikan data sudah memberikan konteks yang jelas.
Tiga kebiasaan membantu Anda mewujudkannya. Setiap kampanye berbayar menggunakan tag UTM yang konsisten, sehingga kunjungannya muncul dengan sumber dan media masing-masing, bukan tersembunyi dalam traffic langsung. Setiap kampanye, migrasi situs, atau perubahan pelacakan diberi anotasi, yang dapat ditambahkan oleh Analis dan peran yang lebih tinggi langsung pada grafik laporan. Jika Anda menggunakan traffic berbayar untuk melakukan pengujian A/B pada landing page, periode pengujian tersebut juga perlu anotasi tersendiri. Selain itu, perbandingan dalam laporan menampilkan kunjungan kampanye berbayar secara terpisah dari kunjungan organik dan langsung, sehingga pembaca melihat kondisi audiens tanpa iklan.
Kedisiplinan yang sama dalam pemberian label juga berlaku untuk sumber yang lebih baru. Kunjungan dari asisten AI sering masuk dengan sedikit data rujukan. Karena itu, metode yang jelas untuk melacak traffic AI menjaga agar sesi tersebut tidak mengaburkan gambaran data. Cara ini efektif karena pihak lain dapat memverifikasi setiap angka sendiri. Data yang jujur dan diberi label mempercepat uji tuntas, mengurangi negosiasi ulang, dan membangun reputasi yang memudahkan kesepakatan berikutnya.
Tiga kebiasaan membantu Anda mewujudkannya. Setiap kampanye berbayar menggunakan tag UTM yang konsisten, sehingga kunjungannya muncul dengan sumber dan media masing-masing, bukan tersembunyi dalam traffic langsung. Setiap kampanye, migrasi situs, atau perubahan pelacakan diberi anotasi, yang dapat ditambahkan oleh Analis dan peran yang lebih tinggi langsung pada grafik laporan. Jika Anda menggunakan traffic berbayar untuk melakukan pengujian A/B pada landing page, periode pengujian tersebut juga perlu anotasi tersendiri. Selain itu, perbandingan dalam laporan menampilkan kunjungan kampanye berbayar secara terpisah dari kunjungan organik dan langsung, sehingga pembaca melihat kondisi audiens tanpa iklan.
Kedisiplinan yang sama dalam pemberian label juga berlaku untuk sumber yang lebih baru. Kunjungan dari asisten AI sering masuk dengan sedikit data rujukan. Karena itu, metode yang jelas untuk melacak traffic AI menjaga agar sesi tersebut tidak mengaburkan gambaran data. Cara ini efektif karena pihak lain dapat memverifikasi setiap angka sendiri. Data yang jujur dan diberi label mempercepat uji tuntas, mengurangi negosiasi ulang, dan membangun reputasi yang memudahkan kesepakatan berikutnya.
Pertanyaan Umum tentang Menambahkan Pengguna di Google Analytics
Pertanyaan yang sama muncul di hampir setiap tim yang berbagi properti GA4. Jawaban singkat berikut merangkum aturan yang dibahas dalam panduan ini.
Apakah saya bisa menambahkan seseorang ke Google Analytics tanpa alamat Gmail?
Ya. GA4 menerima alamat email apa pun yang terdaftar sebagai Akun Google, termasuk alamat Google Workspace dan email perusahaan yang telah didaftarkan pengguna ke Google. Pengguna harus login dengan alamat yang persis sama untuk melihat properti.
Apa perbedaan antara akses akun dan akses properti?
Akses akun menerapkan peran yang dipilih ke setiap properti dalam akun, termasuk properti yang dibuat kemudian. Akses properti hanya berlaku untuk satu properti. Bagi sebagian besar orang, dan bagi setiap mitra eksternal, akses properti adalah pilihan default yang lebih aman.
Bagaimana cara memberikan akses Google Analytics kepada seseorang tanpa menjadikannya Administrator?
Anda memilih peran yang lebih rendah pada langkah 5 saat mengundang pengguna: Pelihat untuk membaca laporan, Analis untuk berbagi eksplorasi, Pemasar untuk audiens dan peristiwa utama, atau Editor untuk setelan properti. Hanya Administrator yang dapat mengelola pengguna, sehingga peran yang lebih rendah menjaga pengelolaan pengguna tetap di tangan Anda.
Apakah saya bisa memberikan akses hanya ke satu laporan atau satu aliran data?
Tidak. Properti adalah unit terkecil yang dapat Anda bagikan di GA4 standar. Filter laporan dapat memfokuskan tampilan, tetapi pengguna dapat menghapusnya. Untuk pemisahan yang lebih ketat, Anda dapat menggunakan pembatasan data, properti terpisah, atau subproperti di Analytics 360.
Apakah pengguna baru menerima undangan melalui email?
Ya, jika "Beri tahu pengguna baru melalui email" tetap dicentang saat Anda menambahkannya. Email tersebut adalah notifikasi, bukan tahap persetujuan, sehingga akses langsung berlaku. Pengguna tetap harus login dengan alamat yang diundang.
Berapa jumlah Administrator yang sebaiknya dimiliki akun Google Analytics?
Dua atau tiga Administrator dari internal perusahaan merupakan standar yang masuk akal. Satu Administrator menjadi satu-satunya titik ketergantungan yang berisiko jika bermasalah. Sebaliknya, daftar Administrator yang panjang mempersulit setiap audit dan meningkatkan kemungkinan perubahan yang tidak diinginkan.
Pengelolaan Akses yang Mengutamakan Manusia: Menerapkan Semua Langkah
Setiap setelan dalam panduan ini memiliki satu tujuan: orang yang membaca laporan Anda mengambil keputusan yang memengaruhi pelanggan nyata. Penulis konten menentukan topik yang akan dibahas, pembeli media menentukan alokasi anggaran, dan pendiri perusahaan menentukan apakah suatu saluran layak mendapat investasi lebih besar. Pengelolaan akses yang baik memberi setiap orang data yang akurat, tanpa memberikan apa pun yang tidak mereka perlukan.
Jalan pintas selalu menggoda: peran Administrator untuk semua orang, kata sandi bersama untuk agensi, tangkapan layar sebagai pengganti akses, atau peninjauan yang tidak pernah dilakukan. Setiap jalan pintas menghemat beberapa menit, tetapi menimbulkan masalah yang menghabiskan berjam-jam atau lebih. Praktik yang efektif justru lebih sederhana: akses tingkat properti sebagai default, peran terendah yang sesuai dengan pekerjaan, dua Administrator dari internal perusahaan, login individual dengan autentikasi multifaktor, cakupan tertulis untuk mitra, dan peninjauan singkat setiap kuartal.
Jalan pintas selalu menggoda: peran Administrator untuk semua orang, kata sandi bersama untuk agensi, tangkapan layar sebagai pengganti akses, atau peninjauan yang tidak pernah dilakukan. Setiap jalan pintas menghemat beberapa menit, tetapi menimbulkan masalah yang menghabiskan berjam-jam atau lebih. Praktik yang efektif justru lebih sederhana: akses tingkat properti sebagai default, peran terendah yang sesuai dengan pekerjaan, dua Administrator dari internal perusahaan, login individual dengan autentikasi multifaktor, cakupan tertulis untuk mitra, dan peninjauan singkat setiap kuartal.
Langkah praktis: kebijakan akses satu halaman
Cara paling sederhana untuk mempertahankan kebiasaan ini adalah membuat kebijakan satu halaman yang dapat dibaca siapa pun di tim Anda dalam lima menit. Kebijakan tersebut menyatakan siapa pemilik akun, peran yang diberikan untuk setiap pekerjaan, cara menambahkan dan menghapus mitra, serta waktu pelaksanaan peninjauan. Anda menyimpannya bersama dokumentasi analitik dan memperbaruinya setelah setiap peninjauan kuartalan.
Kebijakan tertulis efektif karena mengubah pertimbangan individual menjadi standar bersama. Anggota tim baru mengikutinya sejak hari pertama, mitra mengetahui aturannya sebelum bertanya, dan analitik Anda tetap menjalankan fungsi yang semestinya: catatan tepercaya tentang cara orang nyata berinteraksi dengan bisnis Anda.
Kebijakan tertulis efektif karena mengubah pertimbangan individual menjadi standar bersama. Anggota tim baru mengikutinya sejak hari pertama, mitra mengetahui aturannya sebelum bertanya, dan analitik Anda tetap menjalankan fungsi yang semestinya: catatan tepercaya tentang cara orang nyata berinteraksi dengan bisnis Anda.
